Comment contrôler le temps de travail de ses salariés

1. Contrôler le temps de travail : les enjeux

Le décompte des horaires de travail permet à l'employeur d'exercer un contrôle des heures effectuées par ses salariés. Il est ainsi en mesure de valoriser ces dernières comme il se doit :

• rémunération ;
• comptabilisation ;
• respect du contingent annuel des heures supplémentaires
• etc.

En outre, le système de contrôle du temps de travail permet de surveiller le respect des prescriptions légales quant à l'organisation de la journée de travail :

• amplitude journalière ;
• temps de repos ;
• maxima légaux.

Enfin, un décompte effectif du temps de travail est indispensable en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de litiges avec les salariés.

2. Mise en place d'un système de contrôle du temps de travail

La loi n'impose aucune forme de contrôle du temps de travail (relevé manuel, badgeuse, etc.). Mais la mise en place d'un système de contrôle des horaires doit néanmoins obéir à des règles. En cas de traitement informatisé du contrôle, trois points sont essentiels :

• la consultation du Comité d'Entreprise, ou à défaut des délégués du personnel,
• l'information préalable des salariés,
• une déclaration simplifiée à la CNIL.

Le système retenu doit représenter une atteinte proportionnée et justifiée aux libertés des salariés. Les juges ont pu estimer qu'un dispositif biométrique dans le cadre d'une activité non sensible était disproportionné.

Enfin, le dispositif de décompte du temps de travail doit être fiable et infalsifiable. Il peut être intéressant de faire viser le décompte par le salarié et son supérieur.

3. Contrôle du temps de travail et horaires de l'entreprise

3.1. Le cas de l'horaire collectif

Les obligations de l'employeur en matière de décompte du temps de travail varient selon les horaires pratiqués au sein de l'entreprise.

En cas d'horaires collectifs d'abord, seul l'affichage des horaires est obligatoire. Tout changement doit faire l'objet d'un délai de prévenance suffisant. Un duplicata de l'affichage est adressé à l'inspecteur du travail. Attention, cependant, car en cas de litige, l'employeur devra être en mesure de justifier les heures effectuées par ses salariés.

3.2. Les cas d'horaires individualisés

Dans le cadre d'horaires différents, un double décompte est obligatoire par salarié. Cette règle est valable pour :

• les horaires individualisés ;
• les temps partiels ;
• le travail par roulement ;

D'abord, chaque jour, il y aura enregistrement des heures de début et de fin ou relevé du nombre d'heures effectuées dans la journée, ainsi qu'indication des temps de pause.

Ensuite, il faudra prévoir un récapitulatif hebdomadaire du nombre d'heures effectuées.

Un récapitulatif mensuel pourra également être joint au bulletin de salaire, avec indication notamment des heures supplémentaires et contreparties acquises.

En cas de forfaits en jours sur l'année (pour un cadre par exemple) enfin, seule une récapitulation annuelle du nombre de journées ou demi-journées travaillées est demandée.

L'employeur qui ne respecte pas ces obligations peut être condamné à 750 € d'amende, autant de fois qu'il y a de salariés non contrôlés.

4. Accès et conservation des documents

Les documents de décompte des horaires doivent être conservés un an, étendu à 3 ans pour les salariés soumis à des conventions de forfait en jours. Cependant, la prescription des salaires étant de 5 ans, il paraît important de garder les documents pendant cette période.

L'employeur doit donner un droit d'accès en faveur :

• des salariés ;
• des représentants du personnel ;
• de l'inspection du travail.

Si le système est informatisé, il doit permettre à l'agent de contrôle de comprendre le système (mise à disposition d'un salarié si besoin).