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Qu'est-ce que c'est une facture pro forma ?

Dans toutes les activités commerciales, une facture proforma est un document essentiel. Quelle est son utilité ?

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Crée le 28 août 2020

Les principes de la facture proforma
© Olivier Le Moal
Les principes de la facture proforma

C'est quoi une facture proforma ?

Une facture proforma est un document commercial similaire à un devis, mais prenant la forme d'une facture. L'établissement de ce document est nécessaire, même s'il n'est pas obligatoire. Une facture proforma sert d'outil pour indiquer le prix, la description d'un produit ou d'un service et les conditions de vente. Point important, une facture proforma ne possède pas de valeur légale. Elle en a uniquement si elle est modifiée en facture définitive après la conclusion d'une vente.

Quand doit-on utiliser une facture proforma ?

La facture proforma est établie pour de nombreuses raisons :

  • Elle est établie à la demande d'un client pour déterminer le coût et les conditions de vente d'un produit ou d'une prestation de services.
  • Elle est également nécessaire lorsque des produits doivent être sans exigence de paiement. La facture proforma est utilisée dans le cadre de l'expédition d'échantillons avant la livraison d'une plus grosse commande.
  • La facture proforma peut également être utilisée par le futur acheteur pour demander un crédit auprès d'un établissement bancaire.
  • Dans le cadre d'un échange commercial international, la facture proforma permet de demander une autorisation de douane. 

Quels sont les avantages d'une facture proforma ?

Comme indiqué, l'établissement d'une facture proforma n'est pas une obligation. Toutefois, ce document permet de bénéficier de nombreux avantages :

  • La facture proforma permet aux futurs clients d'avoir une idée précise du montant des produits qu'ils recherchent. Ils obtiennent également des informations détaillées sur les produits proposés et les conditions d'achat s'il y en a. L'intérêt est de permettre aux acheteurs de réfléchir à l'achat et de préparer les argumentaires pour négocier les prix.
  • Ce type de document est également utilisé pour permettre aux clients rencontrant des difficultés financières de procéder à un achat. La facture proforma est utilisée pour servir de preuve pour un acompte. La facture définitive est fournie uniquement après le dernier paiement. Cette technique permet d'éviter de nombreux problèmes lors du recouvrement des créances. De plus, elle favorise la mise en place d'une relation commerciale basée sur la confiance avec les clients.
  • La facture proforma fait partie des documents demandés par les banques dans le cadre d'une demande de prêt. Elle permet ainsi d'assurer l'éligibilité du demandeur.
  • Pour finir, elle permet également d'obtenir une autorisation d'achat ou de vente auprès des autorités douanières.

Quels sont les éléments obligatoires à inclure dans une facture proforma ? 

Une facture proforma doit contenir les informations obligatoires suivantes :

  • La mention Proforma ;
  • Les informations détaillées du fournisseur ;
  • Les informations sur le demandeur ;
  • La date d'établissement de la facture;
  • Le numéro de la facture;
  • Les informations détaillées du produit ou des services proposés ;
  • Les quantités demandées ;
  • Les prix hors-taxes ;
  • Les taxes appliquées ;
  • Les modalités et délais de paiement;
  • Les délais de livraison;
  • Les conditions de vente ou pour les remises ;
  • La devise de facturation et l'Incoterm pour les transactions internationales. 

Ce document est établi pour répondre à la demande exacte du client. Selon les entreprises, il est possible de ne pas mentionner le numéro de TVA du futur client. Point important, la date d'émission de la facture proforma doit être modifiée à la date de la conclusion de vente si le client décide d'accepter les conditions de vente.