La facture électronique est-elle obligatoire ?

Définition de la facture électronique

Une facture électronique se définit comme une facture émise et reçue sous format numérique. L'utilisation de ce type de reçu dans le cadre de la gestion d'entreprise engage l'utilisation d'un système qui permet d'assurer l'authenticité de la facture, une meilleure lisibilité et l'intégrité de son contenu.

Une facture encore facultative dans le secteur privé

Actuellement, l'émission d'une facture électronique n'est pas encore obligatoire pour les entreprises du secteur privé. La loi Macron prévoit une obligation d'utilisation progressive de la facture électronique aussi bien chez les grands groupes qu'au sein des microentreprises. Toutefois, aucun décret ne confirme cette mesure. En revanche, quelques grandes entreprises réclament des factures électroniques sous format e-facture pour assurer un traitement automatique des données. Cette initiative ne repose sur aucune base légale. Dans la même optique, les entités privées, quelle que soit leur taille, ne peuvent plus refuser la réception des factures électroniques de la part d'autres entreprises privées.

La loi prévoit des dispositions dédiées à l'application de cette nouvelle obligation interentreprises à compter du 1^er janvier 2023 et au plus tard le 1^er janvier 2025. Des décrets sont également annoncés pour fixer le calendrier exact ainsi que les modalités d'application de cette nouvelle loi. Par contre, l'implication du secteur public rend la démarche de facturation électronique obligatoire.

Les mesures obligatoires de recours à la facturation électronique

L'utilisation de la facturation électronique est soumise à certaines obligations.

Obligations applicables à tous les types de factures

La facture sous forme numérique doit respecter quatre règles d'or :

• Confirmer l'identité de l'émetteur ;
• Garantir l'intégrité de la facture ;
• Assurer la lisibilité de la transaction par le destinataire ;
• Faire comprendre les mentions légales requises pour une version papier.
• Pour garantir que leurs factures électroniques sont authentiques, bien lisibles et intègres, les entreprises doivent utiliser l'une des méthodes suivantes :
• Utiliser la signature électronique;
• Recourir à l'échange de données informatisées pour la télétransmission des factures ;
• Opter pour une technique autre que la signature électronique et la version papier pour établir une piste d'audit fiable en cas de contrôle ;
• Mettre une norme validée par les deux parties pour l'automatisation de la facture.

Obligations supplémentaires liées aux factures électroniques

Dans le cas d'un changement de format, l'entreprise émettrice doit demander l'accord de l'entreprise destinataire, surtout dans le cadre d'un transfert vers une facturation électronique. La conformité du format de la facture électronique émise doit être vérifiée avec le destinataire. Cette mention concerne les factures mixtes ou comportant des données comptables.

Les avantages de la facturation électronique

La facturation électronique présente de multiples avantages tels que l'économie de papier et de place en termes d'archivage, la réduction du traitement et des coûts administratifs allant de 50 à 70 %, la réduction du délai de paiement et une amélioration de la digitalisation des enregistrements comptables. Toutes les entreprises, qu'il s'agisse d'une TPE, d'une PME, d'une SARL ou d'une microentreprise au service de l'État, des collectivités territoriales ou de leurs établissements, auront l'obligation d'éditer des factures en version électronique. Cette obligation s'appliquera à compter du 1^er janvier 2023.