Comment transférer le siège social d'une entreprise ?
Le transfert d'un siège social implique des démarches à suivre qui varient en fonction du statut de la société. Découvrez comment cela fonctionne.
C'est quoi un siège social ?
Juridiquement, l'expression siège social désigne l'adresse administrative d'une société. Cette adresse permettra aux tierces personnes d'entrer en contact avec l'entreprise en question. En général, c'est le siège social qui permet de déterminer le lieu de réunion des actionnaires ou associés pendant les assemblées générales extraordinaires et ordinaires.
Pour éviter que la mise en place d'un siège social soit un blocage à la collaboration, la loi a autorisé la possibilité d'avoir un siège social, soit dans une société de domiciliation, soit à la résidence du chef d'entreprise.
Il arrive qu'une entreprise soit obligée de déménager, et ce, pour diverses raisons. Si une telle situation se produit, respecter la procédure de transfert d'un siège social est primordial. À noter que ce changement peut survenir suite à une location-gérance, à une création d'entreprise ou à un achat de fonds de commerce.
Quelles sont les étapes d'un transfert de siège social ?
Le transfert d'un siège social est une procédure facile à entreprendre. En pratique, il se divise en deux étapes importantes : la prise de décision, la déclaration du changement et les formalités associées.
La prise de décision du transfert
La première étape d'un transfert de siège social est la convocation par le chef d'entreprise d'une assemblée générale extraordinaire pour qu'une modification statutaire puisse avoir lieu. Cette AG doit être composée de tous les associés et les actionnaires de la société. À savoir qu'une convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception précisant l'ordre du jour qui est le transfert du siège social de l'entreprise.
Il incombe ensuite aux actionnaires ou associés de trancher la décision de transfert en fonction des règles de modification des statuts prévus par le législateur.
La décision donnera lieu à un procès-verbal qui devra faire l'objet d'une publicité légale et d'un enregistrement auprès du greffe compétent.
Déclarer le changement effectif de siège social
Avant d'emménager dans les nouveaux locaux, des formalités de changement de siège doivent être effectuées auprès du greffe compétent. Voici la démarche à respecter dans le cadre d'un transfert de siège social.
- Première formalité : publier dans un journal d'annonces légales un avis de modification afin d'informer publiquement du transfert de siège social. Cette annonce doit inclure l'adresse de l'ancien et du nouveau siège social. Il est recommandé d'agir vite, car cette procédure doit se faire dans un délai de 1 mois à partir de la décision de transfert de siège social.
- Seconde formalité : envoyer le dossier de requête de déclaration de changement de siège social auprès du CFE ou du greffe dont le nouveau siège social dépend. Cette demande peut être envoyée par voie dématérialisée ou par courrier postal.
Quels sont les documents nécessaires ?
La loi stipule que les formalités de transfert d'un siège social doivent être accompagnées de divers documents, à savoir :
- Les statuts : ils doivent être mis à jour, certifiés et datés conformes à l'original par le chef d'entreprise;
- Le formulaire Cerfa n° 11682*03 rempli en 3 exemplaires ;
- Une copie de l'attestation de parution dans un journal d'annonces légales auprès du département du nouveau siège social;
- Un extrait Kbis de l'ancien siège social de la société ;
- Une pièce justifiant la jouissance des nouveaux locaux, notamment le bail commercial;
- Un exemplaire de la décision de changement de siège social certifié conforme par le représentant légal de l'entreprise.
