Comment animer une réunion d'information fournisseurs, warm up sessions, roadshow ?

Le pouvoir adjudicateur organise généralement des réunions d'information fournisseurs avant de procéder au lancement de la consultation. Il en profite pour récolter plus de renseignements sur le marché fournisseur, identifier les entreprises innovantes et mieux transmettre ses attentes. Différents moyens sont déployés pour réussir l'animation de ces réunions, notamment le roadshow et le warm up session.

Le roadshow

a. Définition Il s'agit d'une méthode de vente permettant à l'acheteur de communiquer directement avec ses fournisseurs. S'apparentant à une tournée promotionnelle, le roadshow consiste à envoyer des commerciaux en déplacement en vue de faire connaître les offres proposées par un acheteur auprès d'un public cible. Il présente un avantage non négligeable : le contact unique avec les fournisseurs. Il donne au pouvoir adjudicateur la possibilité d'expliquer en détail ses propositions sous forme d'animations et de démonstrations. Ce mode d'animation a pour but de développer la notoriété du pouvoir adjudicateur, de renforcer son image de marque auprès de fournisseurs et de récolter un maximum de candidatures dans le cas d'appels d'offres. b. Préparation d'un roadshow Étant donné qu'un roadshow ne s'improvise pas, il convient de le préparer en vue d'en optimiser l'organisation. À cet effet, il s'avère nécessaire de définir le timing à adopter et de réaliser un rétro-planning. De cette manière, l'estimation des délais est plus réaliste et les éléments clés du roadshow sont déterminés avant le lancement du marché. Ensuite, le choix d'un support pour faire passer le message doit être effectué. Celui-ci doit correspondre aux objectifs et au budget de l'organisateur. Il peut s'agir d'un bus, d'un camion ou d'affichages. Mieux vaut adapter le support à la durée du roadshow, de manière à ce qu'il soit simple à démonter. Dans le calendrier de la tournée, il faut établir la répartition des équipes, les durées de montage/démontage et de déplacement, ainsi que les régions à prospecter. Mieux vaut choisir la bonne période pour réaliser les réunions d'information fournisseurs, car la météo pourrait avoir un impact sur la tournée. Par ailleurs, il faut également prévoir de lancer sa campagne sur des sites pouvant accueillir le roadshow. Les démarches administratives y afférentes ainsi que les besoins techniques doivent être prises en compte. La restauration, la sécurité, les obligations fiscales particulières et autres critères sont aussi à analyser avant de choisir les sites à parcourir. Enfin, il ne faut pas oublier les moyens de communication pour convier le maximum de fournisseurs à la réunion. Pour ce faire, l'acheteur peut recourir à son propre site web, à une signalétique dédiée ou encore à une PLV.

2. La warm up session

a. Définition Lorsqu'un avis d'appel d'offres a été infructueux, l'organisation d'une " Warm Up Session " peut s'avérer nécessaire. Ce type d'animation dédiée aux réunions d'information fournisseurs se produit avant le lancement d'un appel d'offres ou la mise en place d'un projet stratégique d'une entreprise. Cet évènement cible un appel d'offres en particulier en vue de communiquer les réels besoins de l'acheteur ou de l'entreprise aux fournisseurs. Il se déroule au cours d'un délai préalablement fixé. Il n'est pas destiné à organiser une future négociation, mais permet juste d'établir la relation client-fournisseurs. Il implique les fournisseurs dans la soumission de leurs offres. b. Le déroulement de la warm up session La warm up session comporte quatre volets :

• La présentation de l'entreprise incluant ses spécificités et les avantages qu'elle propose aux fournisseurs par rapport aux concurrents. Cette présentation met en avant les points forts de l'entreprise, tels que le respect des périodes de paiement, la stabilité du nombre de fournisseurs, l'entretien d'une bonne relation avec les fournisseurs, etc.
• La présentation du marché incluant principalement les perspectives de croissance d'un marché.
• La présentation du projet qui contient obligatoirement l'offre technique, les besoins, le planning, le nombre de lots, l'appel d'offres, etc. Elle détaille les spécificités et les contraintes liées à la promotion du projet.
• La présentation des avantages des fournisseurs qui représente la phase commerciale de cette session. L'acheteur doit vanter les mérites du projet en vue de séduire un bon nombre de fournisseurs et de trouver ainsi l'offre qui lui convient le mieux plus facilement.

c. Les avantages de la warm up session Cet évènement présente divers avantages pour l'acheteur. Déjà, il permet de capter l'attention d'importants fournisseurs pour assurer la réussite d'un appel d'offres. En les réunissant, l'acheteur gagne plus de temps puisqu'il est libre d'analyser préalablement les compétences des fournisseurs au lancement de l'appel d'offres. De plus, cette session lui évite les échanges de mails et les appels téléphoniques interminables. Par ailleurs, le contact direct avec les fournisseurs permet à ces derniers de poser des questions pertinentes sur le marché en vue d'optimiser la rédaction de leurs offres. Ces échanges les impliquent davantage dans le processus achat. En outre, la warm up session donne la possibilité à l'acheteur de vendre son besoin et de bénéficier d'un large choix sur des offres compétitives dès le lancement de l'avis d'appel public à la concurrence. Les meilleures propositions des fournisseurs servent de base au calcul du budget du marché. Ce calcul inclut la capacité budgétaire du fournisseur ainsi que ses chances d'acquérir le marché par rapport à ses concurrents. Mais l'entreprise n'est pas la seule à en tirer des avantages. En effet, les échanges au cours de cette session peuvent motiver les fournisseurs à répondre à l'appel d'offres ou non, selon les avantages qu'ils peuvent en tirer.