Comment choisir entre appel d'offres ouvert ou restreint ?

L'appel d'offres se traduit comme une procédure par laquelle le commanditaire sélectionne une offre de prestation avantageuse sur le plan économique. Il définit les critères de sélection des candidats. On distingue deux formes d'appel d'offres : la forme ouverte et la forme restreinte.

1. L'appel d'offres ouvert

Un appel d'offres est dit " ouvert " lorsqu'il n'impose aucune condition restrictive de sélection. À cet effet, le candidat intéressé peut soumettre librement son offre. Cette forme, aussi appelée appel public à la concurrence, est régie par le code des marchés publics. Elle s'avère moins souple que la procédure adaptée. Toutefois, elle convient particulièrement aux marchés publics d'un certain seuil, notamment les marchés de travaux qui valent plus de 5 225 000 euros HT, les marchés de services et de fournitures d'une somme égale à 135 000 euros HT passés par l'État et des marchés de services et fournitures d'un montant supérieur ou égal à 209 000 euros HT contractés par des collectivités territoriales. Le recours à un appel d'offres ouvert n'est pas obligatoire pour les acheteurs de toutes catégories (État, collectivités territoriales, établissements publics, etc.). En revanche, aucune modification ne peut être demandée par les candidats après la soumission de leur offre. Les négociations entre les entreprises candidates et l'acheteur ne sont pas admises dans le cadre de la réglementation des marchés publics. Par contre, il est possible de demander quelques précisions quant aux aspects techniques du projet. Dans le cadre d'un appel d'offres ouvert, un délai minimum des remises des offres s'impose au commanditaire. Il s'étend généralement sur 35 jours, mais peut être réduit à 30 jours lorsque le dépôt des dossiers peut être effectué en format électronique. La notification du nouveau titulaire du marché doit être émise par l'acheteur public dans un délai minimum de 11 jours. Lorsque l'acheteur ne respecte pas les règles de procédure qui lui sont imposées, les candidats peuvent déposer un recours communément appelé " référé précontractuel ".

2. L'appel d'offres restreint

L'appel d'offres est restreint lorsqu'il ne s'ouvre qu'aux seuls opérateurs économiques autorisés après sélection. Les acheteurs sont libres d'y recourir, bien qu'ils soient soumis aux dispositions du code des marchés publics. Le délai de réception des candidatures ne doit pas dépasser les 30 jours après la date de publication de l'annonce d'appel public à la concurrence. Ce délai peut être réduit à 15 jours en cas d'urgence ne relevant pas d'une erreur du pouvoir adjudicateur (États, établissements publics, etc.). Les candidatures sont envoyées sous pli fermé à l'acheteur public. Elles sont traitées au fur et à mesure de leur arrivée et listées dans un registre de dépôts. Après évaluation de chacune d'entre elles, l'adjudicateur dresse une liste des entreprises autorisées à soumettre leur offre. Les candidats non-retenus sont informés du rejet de leur dossier. Une fois le(s) candidat(s) sélectionné(s), l'acheteur procède à l'envoi d'une lettre de consultation comportant essentiellement les références de l'appel d'offres, l'échéance de la réception des offres, la langue de présentation, la liste des documents à fournir et l'adresse du profil acheteur. C'est à cette dernière que les candidats peuvent se renseigner sur les documents de consultation. Les offres doivent être remises dans un délai de 25 jours sous format électronique. Une fois celles-ci enregistrées, l'acheteur public procède à la convocation de la Commission d'Appel d'Offres lorsque le marché est lié aux collectivités territoriales. Celle-ci se charge alors de l'examen des candidatures, de l'évaluation de la conformité des offres et de la sélection de l'offre économiquement avantageuse. Une fois son offre sélectionnée, le candidat doit régulariser sa situation fiscale et sociale sous peine de rejet de sa candidature. Les candidatures rejetées font l'objet d'une notification. Un avis d'attribution de marché est publié dans les 30 jours suivant la validation du nouveau prestataire.

3. La forme d'appel d'offre la mieux adaptée

Le choix se pose surtout lorsque le pouvoir adjudicateur hésite entre négocier ou non. Il indique au préalable dans l'annonce s'il autorise la négociation. Dans le cadre d'un appel d'offres ouvert régit par le code des marchés publics, cette dernière n'est pas permise. Pour les marchés à procédure adaptée en revanche, il est possible de marchander une offre. Si la procédure ne détermine pas forcément la forme d'appel d'offres adéquate, le pouvoir adjudicateur peut se fixer en fonction de la nature de l'achat. Bien, fourniture ou service, il convient de déterminer l'objet du marché. Lorsque l'achat concerne un projet, l'appel d'offres restreint se révèle plus adapté. En effet, la procédure s'apparente plus à un concours lorsque le maître d'ouvrage lance une annonce fermée à une catégorie de candidats. L'appel à projets convient aux prestations relevant de l'aménagement du territoire, de l'urbanisme, de l'architecture ou de l'ingénierie. Bien que cette dichotomie soit rigoureuse, le marché à procédure adapté ou MAPA assouplit la définition du concours. À cet effet, ce dernier peut être ouvert ou fermé selon l'avis d'appel d'offres lancé initialement. La fourniture des prestations est alors récompensée par des primes équivalentes à la somme investie dans le cadre de la consultation.