Comment créer un dossier d'appel d'offres ?
Avant le lancement d'un appel d'offres, l'acheteur public doit élaborer un dossier. Ce dernier détermine les capacités recherchées chez les candidats.
La composition d'un dossier d'appel d'offres ou DAO assure la réalisation de la passation de marchés. Ce dossier doit être rédigé suivant un principe de neutralité absolu et avec la plus grande précision. Il définit les critères de qualification par rapport à l'objet du marché. Afin d'élaborer un dossier d'appel d'offres dans les normes, il convient de connaître les procédures à respecter.
1. Les procédures d'appel d'offres
Pour commencer, la rédaction de l'avis d'appel d'offres revient entièrement à l'Acheteur. Ce dernier ne peut être tenu de l'intégrité du DAO et de ses additifs que s'il l'a publié en personne. Les instructions, formulaires, conditions et spécifications liés à l'appel d'offres doivent être précisés dans ce dossier. Avant de publier l'avis d'appel d'offres, l'Acheteur public prépare les données particulières y afférent, les clauses administratives qui caractérisent le marché ainsi que le cahier des dispositions techniques et plans.
Les données particulières de l'appel d'offres doivent obligatoirement contenir le nom et l'adresse de l'Acheteur. Pour toute information supplémentaire, les candidats intéressés peuvent se renseigner auprès du soumissionnaire et prendre connaissance des documents à fournir pour répondre à l'appel d'offre. Ils peuvent également réclamer un dossier d'appel d'offres complet contre une somme non-remboursable. Le soumissionnaire détermine le mode de paiement. Le respect de la procédure de réponse implique la remise des documents de candidature aux heures et date indiquées dans l'annonce, sous peine d'élimination.
Les candidats pré-qualifiés pour le concours à l'obtention du marché reçoivent une lettre les informant de la suite de la procédure, notamment la présentation des offres sous pli fermé. Ils peuvent obtenir des renseignements supplémentaires ou examiner le DAO de plus près dans les bureaux de l'Autorité contractante. Pour être éligibles, la majorité des critères de qualification doivent être remplis, notamment en termes d'expérience, de disposition, de moyens financiers et de capacités techniques.
2. Le contenu du dossier d'appel d'offres
Le dossier d'appel d'offres ou DAO peut être accompagné d'additifs qui appuient les critères de réponse à l'annonce et qui sont issus de modifications apportées durant la réunion préparatoire. Il contient obligatoirement les instructions relatives aux conditions de soumission de candidature. Dans l'éventualité où le candidat ne parvient pas à assimiler l'ensemble des instructions données, il peut demander des éclaircissements sur les documents à remettre auprès de l'Autorité contractante ou soumissionnaire. La réponse est envoyée par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception.
Les données particulières de l'appel d'offres ou DPAO sont jointes au DAO. Elles énoncent obligatoirement les connaissances techniques exigées pour l'attribution du marché public, l'adresse de l'Autorité contractante, le chiffre d'affaires annuel du candidat pendant une période déterminée, le nombre de marchés, les équipements requis, l'adresse et la date de limite de dépôt des offres. Les formulaires de soumission sont également inclus dans le DAO. Elles doivent être dûment remplies par les candidats soumissionnaires.
Par ailleurs, le DAO inclut le cahier des clauses techniques générales, particulières et des plans qui apportent des précisions sur la spécification des travaux. Il se compose en outre du cahier des clauses administratives générales ou CCAG, du cahier des clauses administratives particulières (CCAP), du cahier des clauses environnementales ainsi que des formulaires du marché.
3. Des informations supplémentaires sur le DAO
En vue d'obtenir un supplément d'informations concernant les DAO, les candidats et soumissionnaires peuvent se rendre à l'adresse de l'Autorité contractante indiquée dans les DPAO ou demander des éclaircissements par écrit douze jours avant la clôture du dépôt des offres. La réponse est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard dans les 7 jours ouvrables avant l'échéance. Les candidats doivent signer une décharge à la réception. Tous les candidats ayant obtenu le DAO reçoivent une copie de la réponse en même temps.
À chaque visite de site, le candidat ainsi que ses employés et agents sont entièrement responsables de tout fait pouvant survenir sur les lieux, tels que les accidents mortels ou corporels, les pertes ou dégâts matériels et les frais encourus durant cette visite. Les DPAO précisent généralement la tenue d'une réunion préparatoire ayant pour but de clarifier chaque clause régissant la procédure d'appel d'offres et de répondre à toute question soulevée à ce stade. Un compte-rendu incluant les questions et les réponses données pendant la réunion est rédigé et transmis dans l'immédiat à tous les participants. Dans le cas où les documents d'appel d'offres ont été modifiés à l'occasion de la réunion préparatoire, un additif sera publié par l'Autorité contractante sur les changements occasionnés par la tenue de cette réunion. Bien que cette dernière soit obligatoirement mentionnée dans le DPAO, le fait qu'un candidat n'y participe pas ne constitue aucunement un motif de disqualification.
L'additif rédigé suite à la réunion préparatoire fait partie intégrante du DAO. Il est publié en intégralité dans un journal officiel ou national. Il devient possible de reporter la date limite de dépôt des offres lorsque les changements énoncés dans l'additif ne laissent pas aux candidats le temps de préparer leur offre.
