Comment réussir sa réunion avec la méthode TOP ?
La méthode TOP est une technique infaillible pour éviter la réunionite. Le point sur cette technique d'optimisation du potentiel.
C'est quoi la méthode TOP ?
TOP est le diminutif de Techniques d'Optimisation du Potentiel. Edith Perreaut-Pierre, médecin militaire et médecin du sport, en est le précurseur. Développée dans les années 90, la méthode TOP a d'abord permis aux militaires et sportifs de haut niveau de se préparer mentalement, pour faire face et mieux gérer le stress opérationnel. Aujourd'hui, le concept est déployé dans tous les secteurs d'activité, particulièrement en management pour animer une réunion.
Définition de la méthode TOP
La méthode TOP est un ensemble de techniques simples, réalistes, brèves et adaptées à toutes les circonstances.
Elle regroupe les stratégies mentales qui permettent à un individu de mobiliser facilement et rapidement toutes les ressources nécessaires à l'atteinte de ses objectifs, quelle que soit la situation dans laquelle il se trouve. Ces ressources peuvent être :
- Physiques ;
- Psychologiques ;
- Émotionnelles ;
- Intellectuelles ;
- Cognitives.
Que signifie la méthode TOP en réunion ?
En management d'entreprise, l'acronyme TOP signifie Thème- Objectif- Plan. En voici la signification :
- Thème : l'ordre du jour, l'objet de la réunion, le sujet, le projet, etc. ;
- Objectifs : la finalité de la réunion, plus précisément à l'issue de la séance ;
- Plan : les points à aborder, les différentes séquences, et le rôle de chaque participant. Par exemple : présentation, brainstorming, propositions de solutions, sélection des idées, plan d'action et conclusion.
Pourquoi et comment utiliser la méthode TOP en réunion ?
Pendant les réunions, les participants peuvent vite se désintéresser s'ils ne connaissent pas l'ordre du jour ou que les supports et documents ont été mal préparés. Résultat, la réunion prend l'allure d'une séance d'information, avec quelques échanges superficiels sur les sujets à aborder. Ainsi, il devient nécessaire de fixer une nouvelle réunion pour terminer la séance.
Quels sont les objectifs de la méthode TOP ?
Utiliser la méthode TOP dans sa phase préparatoire permet de conduire une réunion de manière efficace et sans perdre de temps. Il s'agit d'une technique d'optimisation du potentiel, dont les principaux objectifs sont :
- La motivation ;
- L'aboutissement à une prise de décision ;
- L'optimisation de la cohésion d'équipe.
La conduite de réunion avec la méthode TOP favorise l'implication de tous les participants et leur permet de prendre connaissance des objectifs communs à atteindre.
Comment animer une réunion avec la méthode TOP ?
L'animateur doit préparer la réunion selon le TOP. En début de réunion, il doit faire un rappel du TOP aux participants et obtenir leur accord pour éviter les objections et malentendus. Il est aussi nécessaire de préciser la date, le lieu ainsi que la durée de la réunion, afin de respecter le timing. Voici les étapes de la mise en application de la méthode TOP :
- Limiter le nombre de participants au maximum à partir des objectifs de la réunion, et n'inviter que les personnes dont la présence est pertinente.
- Transmettre tous les documents essentiels pour aider les participants à trouver des idées pertinentes.
- Recentrer la discussion et renvoyer les autres idées à d'autres instances si les échanges s'écartent des objectifs pendant l'animation d'équipe.
- Cadrer les participants pour faire respecter le TOP.
- S'assurer que tous les points ont été abordés.
- Synthétiser ce qui a été dit pour s'assurer que la réunion a bien atteint ses objectifs.
