Qui est concerné par l'approbation des comptes annuels ?

Définition de l'approbation des comptes annuels

Toute société a l'obligation de tenir et de rédiger l'ensemble de ses comptes annuels soit en interne, soit avec l'appui d'un expert-comptable. Les comptes sont composés de :

• Le bilan comptable qui regroupe les éléments passifs et actifs de la société ;
• Le compte de résultat qui affiche les produits et les charges de la société ;
• Les annexes comptables qui appuient les deux documents suscités.

Tous les ans, ces comptes sont arrêtés à la fin de l'exercice comptable et doivent passer par l'approbation de l'assemblée des associés/actionnaires dans les six mois qui suivent la clôture. Après l'approbation, aucune modification ne peut être apportée et les documents doivent être déposés au greffe du Tribunal de Commerce compétent pour publication ultérieure au BODACC.

Le processus de l'approbation jusqu'au dépôt des comptes annuels

Plusieurs étapes composent le processus de l'approbation des comptes annuels jusqu'à son dépôt.

La convocation à l'assemblée générale

La convocation à l'assemblée générale est indispensable pour la réunion. L'organisation de la tenue de l'assemblée incombe au chef d'entreprise. La convocation doit être accompagnée des comptes annuels, du rapport de gestion, du texte des résolutions et, le cas échéant, un rapport du commissaire aux comptes. Le délai de convocation est de 15 jours avant la tenue de l'assemblée générale.

La tenue de l'assemblée générale

Cette assemblée générale d'approbation des comptes permet aux associés/actionnaires d'émettre leurs avis sur la gestion de l'entreprise. Ceux-ci procèdent à l'affectation des résultats ainsi qu'à l'approbation des comptes annuels. Le chef d'entreprise doit se mettre en conformité avec les remarques émises afin d'éviter des sanctions pénales dues au manquement de ses obligations.

Le rassemblement des documents obligatoires

Le procès-verbal de l'assemblée générale constitue l'une des pièces importantes du dossier à composer pour le dépôt des comptes annuels. C'est l'unique preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus. Le chef d'entreprise doit rédiger en amont de l'assemblée un rapport de gestion, une proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée, l'arrêté des comptes, la feuille de présence et les éventuelles annexes. Une fois le dossier complet, la société peut procéder au dépôt au greffe du tribunal du commerce.

Le dépôt des comptes

Le dépôt du document doit se faire un mois après l'assemblée générale auprès du greffe du tribunal du commerce. Dans le cas d'un dépôt par voie électronique, le délai s'étend sur deux mois. C'est au moment du dépôt que la société doit préciser si ces comptes ne doivent pas être rendus publics. Cette condition nécessite le respect des critères d'éligibilité. Le dossier déposé doit être accompagné d'une déclaration de confidentialité des comptes annuels.

Le cas des comptes non rendus publics

Certaines sociétés disposent du droit de demander la confidentialité de leur compte au moment du dépôt des comptes annuels depuis le 2 février 2014. La loi Macron accorde ce droit aux sociétés qui disposent de moins de 50 salariés, d'un bilan comptable de moins de 4 millions d'euros et d'un chiffre d'affaires de moins de 8 millions d'euros.