Combien de temps garder sa comptabilité profession libérale ?
Émis ou reçus, les documents comptables, en l'occurrence en profession libérale, doivent être conservés pendant une durée minimale. Tour d'horizon.
Conservation des documents comptables
Selon le Code Général des impôts (CGI), les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables, sociaux, fiscaux et commerciaux durant un certain nombre d'années après leur émission.
Quels documents comptables conserver ?
En règle générale, tous les documents comptables doivent faire l'objet d'une conservation pour une durée minimale de 10 ans à partir de la date de clôture de l'exercice comptable. Cet archivage concerne tous les papiers justifiant son activité :
- Les comptes annuels comme le bilan, le compte de résultat ainsi que les annexes ;
- Les livres comptables : journal, inventaire ;
- Les pièces justificatives de son activité : les bons de commande, les tickets " Z " de caisse, les factures.
Néanmoins, la durée prescrite dépend de la nature des documents, selon qu'ils soient commerciaux, fiscaux ou sociaux. À titre informatif, les documents fiscaux doivent être conservés pendant une durée minimale de 6 ans. Il en est de même pour tous les documents contrôlables par l'administration, entre autres :
- L'avis d'impôt sur les revenus ;
- La déclaration de cotisation foncière d'une entreprise ;
- La déclaration de revenus professionnels ;
- L'avis d'impôts de la taxe foncière ;
- La déclaration de TVA.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
Conserver ses documents comptables permet à l'administration de réaliser des contrôles ultérieurs. Ceux-ci serviront de preuves lors de la procédure. Le non-respect du délai prescrit, notamment en cas d'audit par l'administration fiscale, est passible d'une amende de 1 500 ?.
Comment conserver ses documents comptables ?
Il est possible de garder ses documents au format papier ou numérique. Cette dernière version permet de réduire les risques de déperdition des données, mais également de dégradation, sans compter une facilité d'accès en cas de stockage en ligne. Des logiciels de gestion comptable avec des coffres-forts numériques ainsi que d'autres formules de stockage sécurisées en ligne se révèlent à cet effet de véritables alliées. Pour ce mode de conservation, il est conseillé de bien respecter les conditions y afférentes.
Quelle conservation comptable en profession libérale ?
En profession libérale, le délai de recouvrement des frais et honoraires auprès des clients est dorénavant de 5 ans. Cela s'applique au médecin, au pharmacien, au dentiste, mais également aux avocats, notaires ou aux huissiers. D'un point de vue professionnel, la conservation des documents des membres d'un corps médical et paramédical n'est régie par aucune règle spécifique. Néanmoins, il est conseillé de garder des archives précises et régulièrement mises à jour. En effet, au-delà de l'intérêt du patient, la responsabilité du médecin peut être engagée en cas de dommage corporel. Le délai de prescription afférent est de 10 ans.
D'autre part, la conservation des documents comptables ou ceux liés au fonctionnement des cabinets d'avocats ou des études de notaire n'est soumise à aucune règle particulière. Ils sont idéalement archivés pendant au moins 5 ans.
Les artisans ou commerçants doivent conserver leurs documents comptables, notamment livres, registres comptables, bons de commande et de livraison ou factures pendant une durée de 5 ans. Cela correspond également au délai accordé à un particulier pour engager une action en justice.
