Combien de temps garder la comptabilité d'une entreprise ?
Il est possible de conserver des documents relatifs à la comptabilité d'une entreprise, mais en se référant à un délai imposé par la loi. Tour d'horizon.
Que dit la loi sur les délais de conservation des documents d'entreprise ?
D'une manière générale, la durée de conservation de documents d'entreprise est prescrite. En d'autres termes, il incombe aux sociétés de tenir une comptabilité suivant des normes préétablies et de conserver les papiers administratifs tout en respectant ce délai.
Les documents comptables
Les documents relatifs à la comptabilité d'une entreprise sont à conserver pendant un délai de 10 ans. Ces documents sont généralement des états financiers, mais également certains documents considérés comme des pièces justificatives, dont :
- Des factures délivrées par un client ou un fournisseur ;
- Des contrats conclus, même par voie électronique ;
- Des correspondances commerciales : bons de commande, bons de livraison, etc.
Il est également à noter que cette mesure concerne tout aussi bien les documents issus de logiciels de comptabilité.
Les documents commerciaux
De plus, certains documents commerciaux sont également soumis à cette législation. De ce fait, la durée de conservation correspondante à ces documents commerciaux se présente comme suit :
- Les contrats conclus (relation commerciale) : 5 ans ;
- Les déclarations douanières : 3 ans ;
- Les contrats d'acquisition ou de cession concernant des biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.
Les documents fiscaux
D'après la loi, une prescription fiscale est également imposée à une entreprise afin d'inciter cette dernière se soumettre à ses obligations en matière de fiscalité. En ce sens, les documents fiscaux sont à conserver en respectant un délai de 6 ans. Il s'agit :
- Des livres ;
- Des registres ;
- Des pièces sur lesquelles s'exercent des droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration fiscale.
Les documents sociaux
Concernant les documents sociaux, les délais de conservation se présentent comme suit :
- Statuts de l'entreprise : 5 ans, à compter de la radiation du registre du commerce et des sociétés ;
- Convocations, feuilles de présence, rapports de dirigeant ou de conseil d'administration, etc. : 3 ans.
Pourquoi garder la comptabilité d'une entreprise ?
Dans le cas de non-respect du délai légal de conservation des documents comptables, l'entreprise encours des risques. En effet, l'article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 5 000 euros lorsque les pièces comptables ont été :
- Perdues ;
- Détruites.
Il est également utile de souligner que cette amende peut être plus lourde, et assortie d'une peine d'emprisonnement dans les cas suivants :
- Faux et usage de faux ;
- Fraude fiscale.
Enfin, il est conseillé de conserver les documents d'entreprise pour servir de preuves recevables au niveau de la justice. En effet, chaque document permet de faciliter les démarches d'une entreprise en cas de litige.
De ce fait, il est préférable pour une entreprise de miser sur un système d'archivage efficace afin de conserver en toute sécurité ses documents, qu'ils soient comptables, fiscaux, commerciaux, sociaux ou civils.
