Quels documents à remettre en cas de contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF peut être mené sur toute personne morale et physique qui sont redevables de cotisations sociales.
C'est quoi le contrôle URSSAF ?
Pour rappel, les entités susceptibles d'être soumises à un contrôle URSSAF sont les suivantes :
- Les employeurs ;
- Les travailleurs indépendants ;
- Les particuliers employeurs.
Plus de 110 000 entreprises ont donc été contrôlées par l'URSSAF en 2007, représentant :
- 5 % des entreprises ;
- 16 % du montant des cotisations ;
- 58 % des contrôles ont aboutis à des cas de redressement.
Déroulement du contrôle URSSAF
Avant la réalisation du contrôle URSSAF, l'entité concernée reçoit d'abord un avis l'informant :
- De la date de la vérification ;
- De la liste des documents à préparer ;
- Des supports à tenir à disposition ;
- De période sur laquelle se tiendra la vérification.
Si le contrôle est lié à la recherche de faits de travail dissimulés, il n'y aura pas d'envoi d'avis pour informer l'employeur.
Une lettre d'observation sera adressée à l'entité concernée à la fin de la vérification. Cette dernière aura droit à 30 jours pour faire part de ses remarques si elle en a.
Après ce délai, l'URSSAF notifie l'entité soit un avis de crédit, soit le montant des sommes dues par une mise en demeure. Une décision administrative confirmera les observations non chiffrées.
Un contrôle sur demande
Le contrôle URSSAF peut être réalisé sur demande. Les points sur lesquels le contrôle devra se porter devront être précisés dans la demande.
Lors du contrôle, des erreurs peuvent être décelées. Elles ne seront pas assorties de sanctions financières si l'entreprise remplit les conditions du droit à l'erreur.
Quels sont les documents à remettre lors d'un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF est basé sur un dialogue entre l'entreprise ou la personne qui la représente et l'inspecteur. Lorsque le contrôle se déroule sur place, elle est tenue de fournir tous les documents nécessaires à la réalisation du contrôle.
Les documents à remettre en cas de contrôle sur place
Il est nécessaire que les inspecteurs aient accès à tous les documents nécessaires au contrôle Lorsque la personne ou l'entité reçoit les inspecteurs en personne pour le contrôle, les documents à mettre à leur disposition :
- Sur le plan social : les déclarations sociales nominatives, les bordereaux de cotisations, les déclarations de régularisation annuelle, les bulletins de paie, les dossiers du personnel, les contrats de travail, etc. ;
- Sur le plan comptable : les
bilans comptables, les grands livres comptables, etc. ; - Sur le plan fiscal : les liasses fiscales, les avis d'imposition, etc. ;
- Sur le plan juridique : les statuts des sociétés, extrait K bis, les transactions, les jugements de conseils de prud'hommes, etc. ;
- Sur des secteurs divers : les justificatifs de frais tels que les notes de restaurant, les certificats d'immatriculation des véhicules (cartes grises des véhicules,).
C'est l'inspecteur qui s'adaptera à l'organisation et au système d'information de l'entreprise à contrôler.
A noter que durant la vérification, le contrôleur a le droit de demander tous les documents et supports d'informations supplémentaires pouvant lui être utile dans l'accomplissement de sa mission. Il aura également le droit de recouper les informations qu'il a récoltées avec celles communiquées par d'autres institutions comme les services fiscaux, la DGEFP, etc.
Dématérialisation des pièces justificatives
Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises peuvent fournir des documents et des pièces justificatives dématérialisés dans un cadre défini par la législation fiscale.
Chaque document papier peut désormais être conservé en format numérique. Ces documents nécessaires aux contrôles URSSAF doivent être conservés durant six ans minimum à partir de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.
