Qu'est-ce qu'une lettre recommandée électronique ?
Recommandé envoyé sous forme dématérialisée, la lettre recommandée électronique est l'équivalent d'une lettre recommandée classique. Focus.
Lettre recommandée électronique : c'est quoi ?
La lettre recommandé électronique ou LRE constitue la version électronique de la lettre recommandée avec accusé de réception ou LRAR. Ses modalités d'application sont régies par le Décret n°2011-144 du 2 février 2011. À noter que les deux documents présentent la même valeur juridique.
Les conditions relatives à sa diffusion
L'envoi d'une LRE doit répondre à certaines exigences :
- L'authentification des identités de l'expéditeur et du destinataire ;
- L'octroi par le prestataire de la LRE d'un moyen d'identification, au destinataire ou à l'expéditeur, permettant ainsi de certifier son identité à chaque envoi ou réception ;
- La procuration d'une preuve de dépôt électronique de l'envoi ;
- L'identité ou la raison sociale ainsi que l'adresse électronique de l'expéditeur et du destinataire ;
- La date et l'heure du dépôt électrique de l'envoi ;
- La signature électronique.
Son acheminement
La diffusion du courrier doit être précédée par l'information préalable du destinataire. À l'issue de l'envoi de la demande initiale, l'opérateur communique à l'expéditeur une preuve de son dépôt par e-mail. Par ailleurs, le destinataire doit être informé par courrier électronique concernant :
- Le prochain envoi d'une lettre recommandée électronique;
- La possibilité d'acceptation ou de refus de celle-ci pendant un délai de 15 jours dès le lendemain de cette information.
Envoi et réception
Si la lettre recommandée électronique est acceptée par le destinataire, le tiers chargé de l'expédition la transmet à l'adresse électronique dédiée. Cet opérateur peut conserver la preuve de l'envoi pendant une durée d'un an, incluant notamment un numéro d'identification, le nom et le prénom du destinataire, son adresse de courrier électronique ainsi que la date et l'heure d'envoi de la LRE. L'expéditeur est libre, sur demande auprès de l'opérateur, d'accéder à ces informations.
Lettre recommandée électronique : quels avantages ?
La LRE offre de multiples intérêts, notamment :
Un gain de temps considérable
- Éditée automatiquement à partir de modèles de lettres, la lettre de recommandé électronique est prête à l'envoi ;
- Avec un service disponible 24 h/24 et 7 j/7, il est possible d'envoyer la LRE depuis chez soi, de l'étranger, en vacances ou au bureau ;
- L'expédition ne requiert aucun déplacement à la Poste ;
- Si le courriel a été validé avant 23 h, celui-ci est expédié le jour même ;
Un gain matériel
Un smartphone ou un ordinateur connecté à Internet suffit pour l'envoi d'une lettre recommandée électronique. Nul besoin d'imprimante, de papier ni d'enveloppe.
La traçabilité
Un code de suivi permet de vérifier en ligne le trajet de la LRE. Un accusé de réception sera délivré.
L'archivage
La copie de la lettre et l'accusé de réception sont conservés sur un espace de suivi. Ils sont téléchargeables à tout moment pour justifier l'envoi du recommandé si besoin.
La confidentialité
Le contenu des envois, pièces jointes comprise, est certifié, évitant ainsi toute contestation en justice. Il est également confidentiel. Son accès est réservé uniquement à son expéditeur via ses archives.
