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Comment faire une déclaration unique d'embauche ?

La déclaration unique d'embauche est la première étape qu'un employeur doit faire avant le recrutement d'un salarié. Découvrez comment réaliser une DUE.

Déclaration unique d'embauche : comment ça marche ?
© Onidji
Déclaration unique d'embauche : comment ça marche ?

C'est quoi une déclaration unique d'embauche ?

Désormais appelée " Déclaration Préalable à l'Embauche " ou DPAE, la déclaration unique d'embauche doit être effectuée par l'employeur lors du recrutement d'un salarié. Remplir une DUE est obligatoire pour tout chef d'entreprise, quelle que soit la durée du contrat de travail, dès lors que l'embauche du salarié rattaché au régime général de la Sécurité sociale fait l'objet d'un CDI ou d'un CDD.

Par ailleurs, ce type de document permet de remplir en une seule fois plusieurs obligations déclaratives liées à l'embauche, notamment :

  • La demande d'immatriculation de l'employeur au régime d'assurance chômage et au régime général de la Sécurité sociale dans le cas d'embauche d'un premier travailleur ;
  • La déclaration de première embauche dans un établissement ;
  • La demande d'immatriculation d'un employé à la Caisse primaire d'assurance maladie ou CPAM ;
  • La demande d'examen médical d'embauche du travailleur en vue d'une visite médicale obligatoire ;
  • La demande d'adhésion du chef d'entreprise à un service de santé au travail ;
  • La liste complète des salariés recrutés pour le pré-établissement de la DADS ou déclaration annuelle des données sociales.

À savoir que l'employeur n'a pas besoin de réaliser une DUE pour les stagiaires qui n'ont pas la qualité de salarié. Toutefois, la réglementation des conventions de stage exige que les stagiaires doivent être mentionnés dans le registre unique du personnel.

Quelles sont les spécificités d'une déclaration unique d'embauche ?

Concernant essentiellement l'employeur, la déclaration unique d'embauche doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une DUE ?

La réalisation d'une DUE implique de remplir un formulaire spécifique qui se compose de mentions obligatoires, notamment :

  • Les informations relatives à l'employeur : code APE, nom et prénom, numéro SIRET, adresse exacte de l'établissement, numéro de service de santé, numéro de téléphone, adresse mail ;
  • Les informations relatives au travailleur : nom et prénom, numéro de sécurité sociale, sexe, date et lieu de naissance ;
  • Les informations relatives au contrat de travail : nature du contrat (contrat temporaire, CDD, CDI), heure et date d'embauche, durée de la période d'essai, service de santé au travail.

Quand envoyer la déclaration unique d'embauche ?

Avant de recruter un salarié, l'employeur doit établir une DUE dans un délai minimum de 8 jours. Cette formalité est faite :

  • Auprès des Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales ou URSSAF pour l'embauche du salarié qui relève du régime général ;
  • Pour l'embauche d'un travailleur agricole, la DUE doit être envoyée auprès de la Mutualité sociale agricole ou MSA.

À remarquer que les sociétés qui n'envoient pas la DUE dans les délais exigés par la loi seront punies par l'Inspection du travail.

Comment procéder à la déclaration d'une DUE ?

En général, la déclaration unique d'embauche s'effectue en ligne. Il s'agit d'ailleurs d'une obligation à laquelle est tenu tout employeur ayant fait plus de 50 DUE, sous peine de punition.

La DUE en ligne peut se faire sur le site https://www.net-entreprises.fr/ via :

  • Un dépôt de fichier en provenance du logiciel de paie ou SIRH de l'entreprise ;
  • Un formulaire à remplir directement en ligne

Il convient de préciser que les employeurs qui ne souhaitent pas remplir le formulaire de déclaration préalable en ligne peuvent le faire sur papier. Cela est faisable avec le formulaire Cerfa 14738*01. Cet imprimé de déclaration peut être obtenu sur le site du ministère du Travail ou auprès de l'URSSAF.