Comment remplir les formalités administratives d'une première embauche
L'embauche d'un premier salarié exige des formalités administratives, dont l'ouverture d'un registre du personnel qui n'existait pas jusqu'à présent. Les modalités obligatoires sont communes à toutes les entreprises et à tous les types de contrats.
1. La déclaration préalable à l'embauche
Adressée à l'Urssaf ou à la MSA, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être remplie au plus tard huit jours avant la prise de poste effective du nouveau salarié. Elle comprend la dénomination sociale de l'entreprise, ses coordonnées, code APE et numéro Siren, des informations sur le salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale...), la date prévisible d'embauche ainsi que le type de contrat. Cette DPAE permet l'immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale et celui d'assurance chômage, son adhésion à un service de santé au travail, la demande d'entretien médical d'embauche, un pré-établissement de la DADS ou Déclaration annuelle des données sociales. Cette déclaration sert aussi à l'immatriculation du salarié à la CPAM. L'Urssaf (ou la MSA) renvoie un accusé de réception dans les cinq jours, dont une copie doit être remise au salarié.
2. Des procédures simplifiées
Des titres simplifiés existent pour les TPE et PME et peuvent être utilisés sous certaines conditions. Ils servent à la fois de contrat de travail et de déclaration préalable à l'embauche tout en simplifiant les déclarations sociales. Il s'agit :
- Du Tese, ou titre emploi-service entreprise, qui peut être utilisé pour tous les types de contrat et dont le volet cotisations sociales regroupe la DPAE, le contrat de travail, les calculs des rémunérations comme des cotisations sociales, les déclarations pour Pôle emploi et la caisse de congés payés, le bulletin de paye et l'attestation fiscale.
- Du Tesa, ou titre simplifié agricole, transmissible à la MSA pour un salarié en CDI ou employé temporairement dans une limite de 119 jours, pour un emploi saisonnier par exemple. Il évite notamment la déclaration annuelle des salaires aux services fiscaux.
- Du TEF, ou titre emploi forain, destiné comme son nom l'indique aux forains, mais qui ont des besoins de main-d'oeuvre ponctuels.
3. Le registre unique du personnel
Une première embauche entraîne l'ouverture obligatoire d'un registre unique du personnel, dans lequel doivent figurer différentes informations : identification du salarié, type de contrat, emploi occupé. A noter que ce registre devra être conservé cinq ans après le départ du salarié.
4. L'affiliation auprès des caisses de retraite
L'employeur d'un premier salarié doit affilier celui-ci auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoires, en l'occurrence l'Arrco dans tous les cas et l'Agirc si le salarié a un statut de cadre.
5. La visite médicale d'embauche
Dernière formalité administrative, la demande de visite médicale si l'embauche n'a pas fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche. En règle générale, cette visite doit se dérouler avant la fin de la période d'essai. Cependant, certains cas l'exigent avant même l'embauche : les jeunes de moins de 18 ans, les travailleurs handicapés, les femmes enceintes, les travailleurs de nuit et ceux exposés à des risques particuliers.
