Comment fonctionne la dématérialisation des bulletins de paie ?

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

Dématérialiser les fiches de paie est une démarche qui s'inscrit dans une logique de mutation numérique des usages en entreprise.

Le but est de faire des économies immédiates, estimées en moyenne à 33 à 67 %, constat particulièrement apprécié des salariés. De plus, les RH voient en ce système un facteur d'amélioration de la gestion administrative de leurs salariés. Enfin, cette démarche s'inscrit dans un développement durable de l'administration de l'entreprise.

Il s'agit d'une recommandation encadrée par les pouvoirs publics afin d'améliorer la performance des ressources humaines. En effet, ce processus assure aux RH un gain de temps considérable lors de l'organisation de la paie.

Dématérialisation des bulletins de paie : cadre légal

Il est utile de souligner que la dématérialisation des bulletins de paie est autorisée depuis 2009. Toutefois, les salariés devaient donner leur accord pour avaliser le processus. C'est une obligation de l'employeur. Les employés peuvent toutefois refuser après en avoir été informés. Depuis 2017, la loi du Travail fait de cet accord un principe prédéfini. Enfin, un format simplifié de la fiche de paie dématérialisée a été mis en place.

Comment mettre en place un système de bulletins de paie dématérialisés ?

La mise en place d'un système de bulletin de paie dématérialisé repose sur des principes fondamentaux, également considérés comme étant des obligations de l'employeur.

L'intégrité des données

La dématérialisation est un enjeu majeur pour les entreprises. Elle s'accompagne également d'une protection stricte des données personnelles. De plus, ce document numérique n'a de valeur légale que s'il est avant tout intègre. Ces données incluent les éléments qui concernent :

• L'employeur : identification, code APE, N° SIRET, convention collective applicable ou mention articles du Code du travail (congés payés, préavis) ;
• Le salarié : identification, emploi, classification conventionnelle ;
• Le travail effectué par le salarié : salaire de base, heures supplémentaires, heures complémentaires, salaire brut, cotisations, prévoyance et contributions sociales, montant du prélèvement à la source, salaire net, entre autres.

La confidentialité

Un bulletin de paie dématérialisé est remis à son titulaire d'une manière sécurisée. Cela garantit une confidentialité de toutes les données incluses dans le document. Dans la pratique, l'entreprise peut le téléverser sous format PDF dans un espace personnel et sécurisé. L'e-bulletin acquiert une valeur probatoire lorsqu'il est protégé par des fonctions de hachage, de signature électronique ou de cryptage.

La disponibilité

Lors de la mise en place d'un système de fiche de paie numérique, une durée de disponibilité est fixée par l'employeur afin que chaque salarié concerné puisse y accéder durant 50 ans, et jusqu'à ce que ce dernier atteigne 75 ans. En cas de cessation d'activité de l'entreprise ou du prestataire en charge de la conservation du document, le salarié se verra informé 3 mois avant cette échéance afin de récupérer ses documents numériques de l'espace de stockage.

L'accessibilité

Lorsque l'employeur décide de s'engager à numériser les bulletins de paie, il a pour obligation de les laisser accessibles à tous les salariés concernés. À chaque instant, les fiches de paie dématérialisées seront mises à disposition dans un format électronique courant. De cette manière, l'accessibilité se fait de manière rapide et facile.

Liaison au CPA

L'employeur est dans l'obligation de permettre au salarié d'avoir accès à sa fiche de paie dématérialisée sur une plateforme associée à son Compte Personnel d'Activité. En effet, le CPA est une plateforme qui regroupe :

• Le compte professionnel de formation (CPF) ;
• Le compte professionnel de prévention (C2P) ;
• Le compte d'engagement citoyen (CEC).