Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
La dématérialisation est devenue monnaie courante au sein des entreprises. Elle permet d'améliorer l'organisation interne et externe de l'entreprise.
Une gestion simplifiée
La transformation digitale se retrouve au cour du progrès des entreprises modernes et des administrations publiques. Voilà pourquoi la dématérialisation a trouvé sa place parmi ses premiers piliers. Cette initiative consiste en la substitution des documents d'information par des données numériques ou en la création de dossiers numérisés en vue de les intégrer dans un processus d'organisation. La gestion de l'entreprise et l'accès à ces documents s'en retrouvent facilités. Cette amélioration touche aussi bien les relations internes qu'externes de l'entreprise.
Il s'agit d'un processus d'informatisation qui englobe notamment :
- La dématérialisation des documents : numérisation des supports d'information tels que les factures, les fiches de paie et les courriers ;
- La dématérialisation des échanges: qui s'effectue à travers le web ;
- La gestion des postes de travail : assurant la fiabilité et la productivité de l'entreprise au niveau des achats, de la gestion, de la comptabilité et de la branche commerciale entre autres.
Les avantages de la dématérialisation
Les entreprises modernes sont actuellement confrontées à l'accroissement des volumes de documents à traiter. Voilà pourquoi la dématérialisation occupe une place prépondérante dans le cadre des plans d'action pour le développement d'une entité. Elle offre effectivement la possibilité d'optimiser les performances d'une équipe. Cette innovation présente bien des avantages, à savoir le gain de temps, les dépenses réduites et une gestion optimisée des relations internes.
Le gain de temps
Le traitement, l'archivage et la recherche d'information sont accélérés grâce à l'informatisation des données. En effet, le contenu numérique peut être consulté à tout moment et en quelques clics grâce au système de recherche rapide. Le niveau de compétitivité de l'entreprise s'en retrouve également amélioré grâce à la réduction des délais de traitement. Ce niveau de compétitivité constitue la force de l'entreprise face à ses potentiels concurrents, d'où la nécessité de mettre en place une dématérialisation des documents à tous les niveaux (clients, fournisseurs et collaborateurs).
Des dépenses réduites
L'entreprise dépense moins en termes de traitement de documents grâce à la dématérialisation. En effet, les coûts de traitement peuvent être réduits jusqu'à 50 % en appliquant cette solution. À noter que ces traitements incluent les photocopies, les impressions et le stockage des documents. Ils contribuent au développement durable de l'entreprise.
Une meilleure gestion des relations internes
La dématérialisation encourage le travail collaboratif en participant à l'émergence des sites de partages. Elle aide notamment à améliorer la relation entre tous les acteurs de l'entreprise, à commencer par les employés et les partenaires.
Une relation client améliorée
La démocratisation des nouvelles technologies simplifie les échanges entre les entreprises et leurs clients. Cette situation a laissé place à l'apparition de nouveaux réseaux de distribution afin de mieux satisfaire les besoins de la clientèle. L'entreprise se doit de s'adapter à cette innovation pour améliorer sa relation client et de se démarquer de ses concurrents. En revanche, l'enjeu de la digitalisation de cette relation avec la clientèle implique la maîtrise des technologies nouvelles en vue de mieux exploiter les informations reçues et fidéliser les clients.
