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Quand envoyer une lettre de relance et comment la rédiger ?

Une lettre de relance désigne un courrier envoyé par une société à un client en situation d'impayé afin de le pousser à s'acquitter de sa dette.

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Crée le 29 juin 2020

Lettre de relance : quand l'envoyer ? Comment la rédiger ?
© M.studio
Lettre de relance : quand l'envoyer ? Comment la rédiger ?

Quand envoyer une lettre de relance ?

En guise de rappel, la lettre de relance ou la lettre de recouvrement se définit comme étant un courrier envoyé à l'amiable par une entreprise à un client dans l'objectif de l'inciter à régler ses impayés. En présence d'un impayé, il est essentiel de se montrer prudent et d'éviter à tout prix de faire pression ou de lancer des menaces dans une lettre de recouvrement pour qu'un règlement à l'amiable puisse avoir lieu. À savoir que certains comportements sont sanctionnés par la loi, cela est le cas par exemple de :

  • Une répétition d'une lettre de recouvrement agressive, notamment des menaces physiques ;
  • Une menace de dévoiler des informations pour se faire remettre un document donné ou intégrer le nom du client sur la base de données de mauvais payeurs ;
  • La communication de la situation d'impayé du client à d'autres individus, y compris si cela concerne les membres de sa famille ou son employeur ;
  • Etc. 

L'envoi d'une lettre de relance est-il obligatoire ?

Lorsqu'un client ne paie pas sa dette, l'envoi d'une lettre de recouvrement doit se faire de manière quasi systématique. Toutefois, cette procédure n'est pas recommandée par la loi. D'ailleurs, certaines entreprises envoient directement une mise en demeure dès qu'il y a une facture impayée. D'autres engagent tout de suite une procédure d'assignation en paiement ou un d'injonction. 

Quels sont les objectifs d'une lettre de relance ?

Une lettre de recouvrement peut permettre de connaitre le motif pour lequel le débiteur n'a pas respecté ses engagements. Cela peut être un simple oubli ou dû a des difficultés passagères. Il peut s'agir également d'un désaccord avec le prix proposé ou les prestations. Une lettre de relance permet, entre autres, d'établir le dialogue avec le client.

Actuellement, bon nombre de sites proposent des modèles de lettres de recouvrement afin de mener à bien la gestion d'entreprise. 

Comment écrire une lettre de relance de qualité ?

Afin d'augmenter les chances de récupérer une dette, il est recommandé d'écrire une lettre de recouvrement claire et précise. Cette dernière doit également contenir toutes les informations essentielles concernant l'impayé en question.

De ce fait, une lettre de relance doit comporter les éléments suivants :

  • La numérotation et la date de la facture à payer. Il important de vérifier que le délai de prescription de la facture n'a pas été dépassé ;
  • Le coût de la facture en incluant les pénalités de retard de paiement;
  • La date d'échéance. Il est recommandé de vérifier que les délais de paiement de facture n'ont pas encore été dépassés ;
  • Les services ou les produits pour lesquels le paiement est sollicité ;
  • Une demande de règlement d'impayé à envoyer dans les délais les plus brefs.

Il est préconisé d'inclure une copie de la facture dans le courrier et aussi de rappeler qu'il s'agit d'un premier contact qui fait suite à un retard de paiement. La priorité est ainsi de préserver au mieux les relations commerciales. Dans le cas où le débiteur ne consent pas honorer sa créance, le mieux est d'enclencher une procédure plus drastique comme l'envoi d'une deuxième lettre de relance. L'aide d'un cabinet de recouvrement peut s'avérer utile. 

Lettre de relance : quand l'envoyer ?

L'envoi d'une lettre de rappel de facture impayée doit se faire uniquement quand l'échéance a été dépassée. En effet, dès lors que le délai de paiement est largement dépassé, il est recommandé d'agir rapidement. Sans oublier qu'il est nécessaire d'agir en vous adaptant à l'ancienneté de la relation commerciale existant entre le débiteur et le créancier, tout en prenant en compte d'autres paramètres, par exemple la fréquence de l'impayé

Dans le cas où le débiteur est une entreprise commerciale, le mieux est de s'assurer qu'il ne s'agisse pas d'une procédure collective. Dans un tel cas, cette dernière n'est pas autorisée par la loi à payer, car la procédure condamne le paiement des dettes qui ont été antérieures à l'ouverture de la procédure en question. Dans cette situation, la seule option possible est de déclarer une créance au mandataire judiciaire concerné par la procédure.

Si le client ne répond pas aux relances, il est judicieux de lui adresser une lettre de mise en demeure, un courrier préalable obligatoire pour saisir le tribunal compétent.