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Comment construire un atelier collaboratif efficace ?

Outil de transformation et d'innovation par excellence, l'atelier collaboratif constitue un véritable allié du changement. Tour d'horizon.

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Crée le 28 oct. 2020

Atelier collaboratif efficace : les conseils
© drubig-photo
Atelier collaboratif efficace : les conseils

À quoi sert un atelier collaboratif ?

Un atelier a pour objectif de confectionner un livrable autoportant tout en favorisant l'échange entre les participants. Celui-ci constitue le résultat d'une collaboration, devant être supérieur en termes de valeur.

En quoi consiste un atelier  collaboratif ?

Pour être efficace, un atelier collaboratif doit prendre en compte quelques règles.

L'énergie

Le succès d'un atelier réside dans un premier temps sur l'énergie véhiculée par le format d'animation, l'animateur ainsi que les participants eux-mêmes. À défaut d'énergie, les intervenants s'ennuient, et arrivent peu à peu à un cercle vicieux destructeur. Une bonne façon de démarrer la dynamique est de créer un effet de surprise, attirant ainsi toute l'attention de l'auditeur.

Quelques signes permettent d'évaluer l'énergie au fil de l'atelier :

  • Le taux d'intervention de l'animateur : plus cet indice est faible, plus que la participation des intervenants est importante ;
  • Le focus des participants, leur degré d'attention ;
  • Le niveau d'écoute et les interactions entre les participants.

Il est possible d'entretenir cette énergie à travers quelques règles simples :

  • Privilégier des activités courtes ;
  • Alterner les activités à réaliser en position debout ou assise ;
  • Réduire l'utilisation de Powerpoint comme outil ;
  • Préférer agrémenter les murs d'affiches et de post-it ;
  • Parler de façon claire ;
  • Éviter de trop parler ;
  • Rester à l'écoute en allongeant certains passages utiles si besoin sans forcément s'en tenir au plan de l'atelier.

Le focus

Le focus est étroitement lié à la notion de progression, favorisant ainsi la concentration des participants et leur adhésion à l'objectif final. Il est ainsi important de présenter concrètement, et ce, dès le début de l'atelier les taches individuelles ou collectives à réaliser. Il n'est pas toujours impératif de présenter le lien entre le livrable final et l'activité du moment. Une autre méthode porte sur le découpage en itération, généralement associé à un type d'engagement sur l'objectif à atteindre.

Le temps de parole

Pour un atelier réussi, il est important que chaque participant ait le temps de s'exprimer. L'idéal étant que le temps de parole cumulé soit supérieur au temps total de l'atelier. À ce titre, privilégier de petits groupes, voire des binômes.

Les personnalités

Il est également conseillé de savoir gérer les personnalités à travers des approches adaptées :

  • Établir des règles communes pour tous les intervenants de l'atelier de façon à promouvoir l'importance de l'écoute ;
  • Réduire leurs interventions à travers des activités en sous-groupes ;
  • Recourir à son autorité d'animateur pour gérer les éventuels débordements ;
  • Les faire participer à bon escient pour inspirer le reste de l'équipe.

Un livrable incrémental

Il s'agit de procéder à la réalisation du livrable par incréments successifs, et ce, tout au long de l'atelier.

La co-conception

L'objectif de l'atelier est de produire un bien allant au-delà des capacités individuelles à travers une démarche ciblée :

  • Des échanges réguliers pour un enrichissement d'idées ;
  • Des cycles de production courts, permettant un même niveau de participation ;
  • Un travail par minorité afin de réduire l'impact des certitudes émises par les influenceurs ;
  • Des changements d'activité et de rythme, permettant d'avoir des visions différentes.