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Comment établir une bonne programmation des achats

Une programmation efficace des achats repose sur l'anticipation et la valorisation des besoins d'acquisition de travaux, de produits ou de services.

Crée le 14 déc. 2018

Toute gestion de projets d'envergure d'une entreprise privée ou publique implique nécessairement la fonction achats. Cependant, il est important de noter que les caractéristiques et les délais propres à chaque marché peuvent décaler ou définir les grandes lignes de ce processus.

1. L'importance d'une planification stratégique des achats

La programmation stratégique des achats sert à élargir la visibilité ainsi que le champ des actions à entreprendre à court ou à moyen terme afin d'accroître les performances d'une entreprise. Elle est fondée d'une part sur les besoins à satisfaire et d'autre part sur les ressources disponibles. Dans cette veine, il est d'une importance capitale de programmer les achats en amont et surtout d'impliquer le responsable de ce département dans des tâches qui surpassent le simple besoin en approvisionnement.

Ainsi, pour que la planification des achats se fasse de manière équilibrée, elle doit s'articuler autour de différentes phases, elles-mêmes intégrant des procédures distinctes, mais toujours liées les unes aux autres. Les informations ci-dessous vous permettront de disposer de méthodes éprouvées et d'identifier les outils adaptés afin d'inclure au mieux la direction achats dans la gestion globale et transversale des projets.

2. Élaborer un plan d'achats

En tête de liste des choses importantes à faire, on distingue :

  • le recensement des besoins de l'entreprise
  • la rédaction d'une procédure
  • la publication des appels d'offres

3. Une fois cette étape réalisée, procédez à l'identification des marchés et à la planification des actions à entreprendre

Dans un cadre industriel, la planification des achats résulte :

  • des prévisions
  • des conduites en vue de gérer la capacité du marché
  • de l'introduction de nouvelles références

En établissant un plan d'action et en respectant ces lignes directives, les responsables seront en mesure de garantir que les achats sont coordonnés avec l'évolution du projet, et que les objectifs et les stratégies sont respectés en conséquence.

4. Anticiper et rationaliser les achats pour un meilleur retour sur investissement

Comme expliqué plus haut, les bonnes performances de la fonction achats reposent à la fois sur la segmentation qualitative et l'anticipation quantitative des besoins. Sans stratégie globale, l'optimisation des outils et des techniques dédiés à l'efficience de la commande risque fortement d'être compromise. Dans ce sens, la gestion de la relation fournisseurs qui découle de ce process implique obligatoirement une vision claire des cahiers des charges ainsi qu'une bonne maîtrise des délais de procédure.

5. Les objectifs et les enjeux d'une bonne programmation des achats

Pour rappel, la planification des achats permet de concrétiser les activités de l'entreprise, les tâches des collaborateurs et les résultats caractérisés par une plus-value ajoutée aux services ou aux produits proposés. Une progression dans le niveau de maturité de la fonction achats se fait également nettement ressentir. Dans l'optique de matérialiser ces objectifs et de respecter le cahier des charges préétabli, cette progression doit être coordonnée avec les organes de contrôle de gestion et de prescription relatifs à la gestion responsable des achats.

En programmant ses achats selon les démarches choisies, la liste (non exhaustive) ci-dessous offre un aperçu des questions décisives :

  • Quel est l'objet de l'achat ?
  • À quels critères de qualité et de quantité se référer ?
  • Existe-t-il des contrats en cours et quelle est leur durée ?
  • Quels sont les coûts engendrés par l'appel d'offres ?
  • Quel est le type de marché ciblé ?
  • Avec combien de fournisseurs collaborer ?
  • Est-ce que les ressources financières sont assurées pour l'intégralité des démarches et des coûts d'exploitation ?
  • Qui effectue le contrôle et le suivi des appels d'offres ?
  • Quelle procédure d'appel d'offres utiliser ?
  • Quel mode préférer pour répondre aux questions concernant le dossier d'appel d'offres ?
  • Comment évaluer les offres ?
  • Comment se déroulera le processus de décision ?

Important à savoir : la programmation des achats doit tenir compte des bases légales et des échéances internes. Il est également crucial de planifier les ressources humaines nécessaires à la fonction achats.

6. La numérisation de la planification achats

L'essor de la digitalisation et l'introduction de nouvelles solutions organisationnelles obligent, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se séparer des techniques de programmation obsolètes au profit de solutions modernes et technologiquement avancées. Les avantages ressentis sont multiples et quasi immédiats :

  • la définition des phases d'achats de manière claire et précise en quelques clics
  • la mise à jour automatique et en temps réel des échéances
  • la représentation graphique du rétro planning et de l'évolution des acquisitions
  • un système d'alerte personnalisable pour être notifié du début ou de la fin d'un événement

7. La programmation des achats de l'État

La dernière programmation des achats de l'État concerne la période d'octobre 2018 à fin 2021. Excluant les achats de sécurité et de défense, elle liste les achats que les ministères seront potentiellement amenés à réaliser durant cette période donnée. Publiée avec la volonté de développer le dialogue et d'améliorer les relations entre les acheteurs et les entreprises, elle permet également de simplifier l'accès de ces dernières aux marchés publics. Autre point important, elle a aussi pour objectif de leur permettre d'appréhender au mieux les fluctuations de marchés et les besoins d'achats potentiels de l'État. La dématérialisation des procédures fait aussi partie des priorités du gouvernement.