Comment choisir entre procédure ouverte ou restreinte

Le bon déroulement d'un achat public dépend en grande partie du choix de la procédure à adopter. En effet, certains acheteurs publics tendent à dénaturer la procédure alors qu'ils se sont trompés sur le mode de passation leur correspondant. D'ailleurs, le Code des marchés publics régit ce choix en imposant le respect de certains seuils. À cet effet, il existe deux sortes de procédures de passation des marchés publics : la procédure ouverte et la procédure restreinte. Afin de réaliser le meilleur achat possible, le pouvoir adjudicateur se doit de choisir la meilleure procédure de passation parmi ces deux options, et ce, sous certaines conditions.

1. La procédure ouverte

La procédure d'appel d'offres ouvert se déroule en une seule étape, au cours de laquelle toute entreprise intéressée par un marché public peut soumettre son offre. Les acheteurs publics y ont souvent recours puisque celle-ci leur permet d'obtenir un large choix de propositions de la part de toutes les catégories d'entreprises. Cependant, elle s'avère moins souple que la procédure adaptée. Le choix de cette procédure est conditionné par le respect de certains seuils, soit :

• un montant supérieur à 5 225 000 euros HT pour les marchés de travaux sans distinction d'entité ;
• une somme supérieure ou égale à 135 000 euros HT pour les marchés de services et de fournitures conclus par l'État ou l'un de ses établissements publics ;
• un coût supérieur ou égal à 209 000 euros HT pour les marchés de services et de fournitures passés par les collectivités territoriales.

Pour les marchés de services sociaux ou autres services spécifiques, une procédure particulière leur est appliquée. En revanche, le recours à la procédure ouverte n'est pas obligatoire pour l'acheteur public, et ce, quel que soit le montant du marché. Dans le cadre d'un appel d'offres ouvert, les prétendants à l'acquisition du marché peuvent modifier leur offre après la remise de leur dossier de candidature au cours d'une phase de négociation. Toutefois, la réglementation des marchés publics interdit à l'acheteur d'entreprendre des négociations avec les candidats, sauf pour demander des précisions sur quelques points techniques.

La procédure ouverte impose un délai minimum de remise des offres à compter de la date de publication de l'avis de marché. Ce délai est généralement fixé à 35 jours, sauf exception prévue par l'article 67 du Code des marchés publics. Cette disposition stipule que seuls les dossiers présentés sous format électronique peuvent être déposés dans un délai de 30 jours à compter de cette publication. Du côté de l'acheteur, un délai minimum de 11 jours lui est imposé pour notifier l'attribution du marché au titulaire. Ce délai est calculé à partir de la date de confirmation du choix de l'offre et de la candidature. L'acheteur public envoie obligatoirement une lettre de regret aux candidats non retenus. En cas de non-respect de cette procédure par le pouvoir adjudicateur, les entreprises candidates ont le droit de déposer un recours appelé " référé précontractuel " auprès de l'organisme compétent.

2. La procédure restreinte

Un appel d'offres restreint se divise en deux étapes. D'abord, l'acheteur public procède à la sélection des candidatures et ne retient que celles qui présentent les capacités nécessaires à l'exécution du marché. Une fois cette présélection terminée, il procède à la deuxième étape consistant à envoyer le dossier de consultation des entreprises aux candidats retenus afin que ceux-ci soumettent leur offre. Il est libre de déterminer le nombre minimum et maximum de candidats autorisés à présenter leur offre. De ce fait, la date limite de dépôt des candidatures et celle du dépôt des offres sont différentes.

Le pouvoir adjudicateur dresse la commission d'appel d'offres qui se charge de la sélection des candidats admis à soumettre leur offre. Celle-ci communique le DCE à ces derniers afin qu'ils puissent passer à la seconde étape de la procédure. Par la suite, elle élit la meilleure proposition sur le plan économique. Tout comme pour la candidature, le rejet ou l'acceptation des offres est notifié aux entreprises candidates.

Au cours de la seconde étape de la procédure restreinte, l'acheteur public peut organiser un dialogue compétitif auquel il invite les candidats admis à présenter leur offre. L'invitation est indiquée dans l'avis d'appel d'offres, mais peut être envoyée séparément aux entreprises concernées. Elle précise notamment l'intérêt du dialogue, la pondération des critères objectifs et non discriminatoires à appliquer, la date limite de réception des offres, la date et le lieu du dialogue, la liste des documents à fournir, la référence de l'avis d'appel public à la concurrence ainsi que le nombre minimum ou maximum de candidats invités. La concurrence devient effective lorsque le nombre de candidats retenus suffit. À noter que le nombre minimal est de cinq, alors qu'après un dialogue compétitif ou une procédure concurrentielle avec négociation, il est limité à trois. Si ce nombre minimum n'est pas respecté, le pouvoir adjudicateur est libre de poursuivre la procédure.

Le délai minimum de réception de candidatures est de 30 jours à compter de la date d'envoi de l'avis d'appel d'offres. La situation d'urgence justifie la limitation de ce délai à 15 jours. Ce délai est uniquement valable pour les marchés lancés par le pouvoir adjudicateur. Les autres entités adjudicatrices disposent d'un délai de 15 jours à compter de la date de publication de l'avis de marché pour recevoir les candidatures.