Qu'est-ce-que l'EDI (échange de données informatisé) ?

En quoi consiste l'EDI ?

L'EDI ou Echange de Données Informatisé est un système optimisant l'envoi des documents entre deux partenaires commerciaux via deux ordinateurs. Il assure l'interconnexion du réseau informatique des enseignes qui souhaitent rester en communication. Le logiciel EDI remplace les canaux de communication traditionnels pour un meilleur rendement en matière de temps, de qualité et de coût.

L'utilisation de l'EDI convient à toutes les entreprises qui ont besoin d'échanger des documents commerciaux à leurs partenaires. Les documents EDI peuvent être:

• Des factures ;
• Des ordres d'achat ;
• Des bons de commande ;
• Des bons de rechargement ;
• Des analyses de stock ;
• Des documents douaniers ;
• Des avis d'expédition, etc.

Quel est le processus de fonctionnement de l'EDI ?

Pour que le traitement des flux informatiques puisse être lancé automatiquement, les entreprises doivent se mettre d'accord sur le format d'EDI soit les normes de fichier à utiliser (ANSI, XML, TRADACOMS, EDIFACT,etc). Par la suite, il convient d'opérer en suivant ces étapes :

• Préparation des documents EDI : recueil et organisation d'informations ;
• Conversion des documents au format défini en utilisant un logiciel EDI ou en passant par un prestataire d'EDI services ;
• Connexion au réseau EDI et transfert des documents commerciaux.

Pourquoi opter pour l'EDI ?

Le principe d'échange de documents commerciaux, à travers l'échange de données informatisé, s'avère pleinement avantageux pour chaque partie concernée. La dématérialisation des échanges limite les dépenses sans que l'efficacité du système n'en soit impactée.

Réduction des coûts

L'automatisation des échanges réduit considérablement les dépenses liées aux coûts de traitement traditionnel et à la main d'ouvre. Le traitement électronique permet une économie et une révision à la baisse des coûts. Les procédures sont digitalisées et la vitesse de traitement des documents augmente.

Optimisation de l'efficacité des échanges

La réduction de l'intervention humaine améliore le traitement et la traçabilité des échanges. La digitalisation sécurise les flux d'information et réduit le temps nécessaire pour réaliser les transactions.

Simplification des échanges

Le logiciel EDI prend le dessus sur les courriers, les fax et les mails habituels. Les informations sont envoyées dans une enveloppe destinataire, en vue de moderniser les échanges et la communication. Grâce à ce système, les documents EDI sont traités par les ordinateurs et transférés automatiquement au partenaire concerné. La saisie manuelle des données prend du temps. L'EDI permet de gagner du temps dans les processus de traitement des commandes surtout si elles sont en nombre.

Amélioration de la relation avec les partenaires commerciaux

L'automatisation réduit les erreurs et les retards de transaction. Le recours à l'EDI permet une communication fluide et rapide entre les partenaires commerciaux. Cette méthode est mutuellement avantageuse et améliore la collaboration.

Quelles sont les conditions à respecter pour adopter l'EDI ?

Pour instaurer un EDI au sein de sa structure, quelques conditions doivent être respectées, dont :

• Un nombre conséquent de partenaires commerciaux (fournisseurs, banques, clients, etc) ;
• Des informations ou messages à communiquer sous forme de documents électroniques ;
• Un format EDI prédéfini ;
• Un protocole de transmission ;
• Un réseau informatique et le matériel nécessaire ;
• Un accord signé entre les partenaires pour formaliser l'échange.