Qu'est-ce que la conformité en entreprise ?
Autrement appelée compliance, la conformité permet à l'entreprise d'échapper aux sanctions prévues en cas de non-respect des règlementations en vigueur.
La conformité, c'est quoi exactement ?
La conformité en entreprise consiste à mettre en place les procédures préventives nécessaires pour ne pas s'exposer à des sanctions pécuniaires relatives au non-respect des lois et règlements. La structure évite par la même occasion une atteinte à sa réputation. La conformité réglementaire concerne aussi bien l'entreprise que ses organes exécutifs et ses employés. Sa mise en place repose sur deux piliers, à savoir :
- L'instauration d'une culture du respect des règles via les formations ainsi que la sensibilisation des collaborateurs et des dirigeants ;
- La création d'organes internes d'alerte, d'audit et de conseil afin de détecter et de traiter les cas d'infractions.
En effet, en droit de la concurrence par exemple, les infractions peuvent être intentionnelles, ou au contraire, commises par simple ignorance des règles.
La conformité : quels intérêts ?
La mise en place d'une politique de prévention génère des dépenses supplémentaires. Toutefois, faire de la conformité un véritable engagement présente également de nombreux avantages.
Réduction des risques de poursuites
À l'instar des personnes physiques (particuliers lambda), les entreprises sont tenues de se conformer aux lois et règlements en vigueur. Dans certains domaines comme la lutte anti-blanchiment, la création d'une politique de conformité est obligatoire, tandis qu'en droit de la concurrence, elle est facultative, mais conseillée. En effet, si une société se rend coupable d'abus de position dominante ou d'entente illicite, elle s'expose à des risques financiers assez importants. L'amende infligée atteint 10 % du chiffre d'affaires. La sanction peut s'élever à des centaines de millions d'euros ou se compter en milliards selon la taille du groupe.
Outre l'amende, les risques financiers en France prennent la forme d'une demande de dommages-intérêts de la part des partenaires commerciaux. D'autres sanctions sont également encourues, à savoir :
- L'arrestation ;
- Une condamnation à une peine de prison ;
- La nullité des accords conclus.
Une bonne réputation
La conformité permet également à l'entreprise d'améliorer la gestion des risques en ce qui concerne son image auprès :
- De ses clients ;
- De ses fournisseurs ;
- De ses salariés ;
- Du grand public.
La compliance constitue même un argument de compétitivité utilisé par certaines entreprises pour afficher leur engagement responsable et se démarquer de leurs concurrents. À l'inverse, une société sanctionnée pour avoir enfreint les règles risque :
- De voir sa réputation se dégrader ;
- De perdre la confiance des clients et des partenaires commerciaux.
La conformité : comment la mettre en pratique ?
Il appartient à chaque entreprise d'élaborer une politique de conformité en fonction des risques concurrentiels et de son activité. Voici les étapes à suivre pour garantir son efficacité.
Mise en place d'une équipe de conformité
L'équipe doit être composée d'experts des services d'entreprises, dont :
- Le service juridique ;
- Le service
ressources humaines ; - La direction financière ;
Ainsi, il est plus facile d'identifier tous les domaines présentant des risques au sein de l'entreprise. Vous pouvez en outre faire appel à des experts tels que :
- Des avocats ;
- Des conseillers en gestion d'entreprise ;
- Des conseillers fiscaux.
Analyse de conformité
L'équipe ainsi constituée réalise un état des lieux afin de déterminer quels mécanismes et quelles mesures doivent être :
- Complétés ;
- Modifiés ;
- Créés.
Ci-après une liste non exhaustive des domaines de risque à couvrir lors de l'analyse de conformité :
- Le droit de la concurrence(ententes tarifaires, échanges d'informations illicites, etc.) ;
- Le droit du travail (harcèlement, discrimination ou protection contre le licenciement) ;
- Le droit pénal (évasion fiscale, vol ou extorsion) ;
- Le RGPD et la protection des données ;
- La sécurité au travail ;
- Etc.
Établissement d'une politique de conformité
La structure et le contenu de la politique de conformité ne sont soumis à aucune règle précise. Découvrez ci-après un modèle à adapter selon vos besoins :
- Règles générales de conduite ;
- Questions spécifiques (égalité de traitement des salariés, comportements à l'égard des concurrents, etc.) ;
- Signalement des infractions (formalités et personnes à contacter) ;
- Documentation des infractions ;
- Sanctions (licenciement, rétrogradation disciplinaire, etc.).
Communication de la politique de conformité
La communication à l'ensemble de l'entreprise s'effectue :
- De manière claire et ouverte ;
- Via des publications sur l'intranet ou des circulaires.
L'organisation de formations et l'ajout d'avenants aux contrats de travail sont aussi à prévoir. Enfin, la publication d'une version réduite de la politique de conformité contribue à renforcer la confiance des partenaires et des clients.
