Les missions du responsable des services généraux
Le responsable des services généraux assure l'organisation et la coordination de l'ensemble des services généraux. Zoom sur ses autres attributions.
Qu'est-ce qu'un responsable des services généraux ?
Le responsable des services généraux ou facility manager est la personne chargée du bien-être des salariés et de la sécurité du personnel dans une entreprise. Il assure la coordination des activités inhérentes au bon fonctionnement de la structure. Il veille en outre à la gestion technique des infrastructures comme la maintenance des équipements ou l'entretien des installations et des immeubles.
Quelles sont ses activités principales ?
Pour instaurer un environnement de travail en accord avec les besoins des collaborateurs, plusieurs missions incombent au responsable des services généraux, dont voici les principales :
La garantie de la sécurité du personnel et des biens dans une entreprise
Pour y parvenir, ce responsable doit :
- Veiller au respect des règles d'hygiène, de sécurité et d'entretien, et ce, en conformité avec les exigences requises par la responsabilité sociétale et le développement durable.
- Effectuer une veille technologique et règlementaire associée aux installations et bâtiments, établir les procédures ainsi que les fiches de prescriptions techniques.
- Assurer la planification et l'encadrement des interventions d'aménagement, d'installations, de surveillance et de maintenance.
- Veiller à l'optimisation des plans de maintenance en termes d'équipements, assurer la conformité des locaux et équipements avec la règlementation en vigueur tout en garantissant la sécurité des biens et des personnes.
- Réaliser un suivi des habilitations du personnel et de son droit d'accès.
- Coordonner et surveiller les opérations relatives à la sécurité telles que les formations incendie, alarmes incendies ou les exercices d'évacuation.
Amélioration de la gestion et du recours aux infrastructures et aux outils de travail
Les autres fonctions du responsable des services généraux consistent à :
- Acquérir les matériels et outils nécessaires destinés aux nouvelles recrues comme le matériel informatique ou le code d'accès.
- Superviser les aménagements au niveau des bureaux, les éventuels déménagements ou les différents évènements au niveau de l'entreprise.
- Assurer la gestion de l'approvisionnement et des stocks dédiés à chaque collaborateur comme l'équipement informatique et le mobilier.
- Veiller au suivi de la maintenance et du bon entretien des locaux.
Adaptation des infrastructures de l'entreprise aux contraintes budgétaires
Pour ce gestionnaire, il s'agit de :
- Déterminer les stratégies techniques et budgétaires ;
- Contribuer à la mise en place du plan de maintenance de l'entreprise ;
- Dresser les tableaux de bord relatifs aux activités de l'établissement ;
- Améliorer les moyens, les espaces et les déplacements ;
- Garantir une veille technologique et règlementaire en adéquation avec le secteur de l'entreprise.
Quelles sont ses activités éventuelles ?
Les tâches des services moyens généraux peuvent également inclure des activités éventuelles telles que :
- La gestion d'un parc informatique ou automobile.
- La conformité légale des sites sous sa responsabilité, l'établissement de budgets de fonctionnement et d'investissement en vue de maitriser les coûts avec l'utilisation d'outils de pilotage spécifiques.
- La contribution à la politique d'achats d'une entreprise, accompagnement de la passation des marchés publics et suivi des contrats.
- Le rôle d'interface avec le service paie sur les présences/absences, les tickets-restaurants, les remboursements des frais de transport.
- La gestion de la restauration de l'entreprise ainsi que l'encadrement des équipes dédiées.
