Comment faire le lettrage des comptes clients et fournisseurs ?

C'est quoi le lettrage des comptes clients et fournisseurs ?

Aussi appelé lettrage comptable, cette opération consiste à réaliser un rapprochement entre les montants des factures des comptes tiers. Nullement obligatoire, le lettrage des comptes est vivement recommandé pour les entreprises, afin d'avoir un suivi précis de l'état des factures à régler.

La réalisation du lettrage des comptes permet à l'entreprise :

• De mieux organiser le paiement des fournisseurs ;
• D'éviter les pénalités et relances ;
• D'éviter les retards de paiement ou les impayés.

Les avantages du lettrage des comptes dans la comptabilité

Le lettrage des comptes en comptabilité fait partie des nombreuses opérations de comptabilité. Il se fait généralement de manière automatique à partir de la création des encaissements jusqu'au décaissements liés aux factures.

En comptabilité, un compte client intègre des encours facturés, mais non encore payés, dans la continuité d'une prestation de service ou de la livraison de produits.

Le rapprochement entre les montants des factures des comptes tiers permettra :

• Le pointage des erreurs dans la comptabilité de l'entreprise ;
• Le suivi de la trésorerie ;
• L'optimisation des règlements fournisseurs et des relances clients.

Cette opération permettra également d'identifier :

• Les factures à régler par les acheteurs ;
• Les créances réglées et à classer ;
• Les factures des fournisseurs à régler ;
• Les créances sans correspondance.

En termes d'organisation, le lettrage des comptes permet de contrôler rapidement les relances acheteurs et les paiements des fournisseurs.

Le lettrage des comptes permettra la préparation de la clôture d'un exercice comptable tout en facilitant l'établissement du bilan comptable.

Les différentes étapes du lettrage des comptes

En général, il y a quatre étapes à suivre pour la réalisation du lettrage des comptes de tiers :

• La comparaison du solde de compte aux créances ;
• La recherche des factures reçues dans le mois suivant ;
• La comparaison entre l'année actuelle à l'année précédente ;
• Identification des factures non lettrées.

Le respect de ces étapes permettra d'améliorer l'exactitude des résultats déclarés par une entreprise. Le lettrage des comptes des clients et des fournisseurs permet de rassembler et d'identifier les dépenses durant une période en cours qui n'ont pas encore été payées ou celles qui sont à reporter à une autre période. 

Les différentes méthode de lettrage des comptes de tiers

Le lettrage des comptes de tiers peut se faire de deux manières différentes :

• Manuellement ;
• Automatiquement.

Le lettrage manuel

Dans cette méthode, c'est le responsable comptable qui rapproche lui-même les factures des règlements, compte par compte. Le lettrage manuel prend du temps et s'avère parfois être très fastidieux pour le comptable. Le suivi régulier est de mise.

Le lettrage automatique

Le lettrage automatique s'effectue à l'aide d'un logiciel de gestion de la comptabilité. De cette manière, les factures sont rapprochées automatiquement avec les paiements. Certains logiciels permettent même de rapprocher un paiement avec plusieurs factures.

Les sommes sont effectuées automatiquement. Cette méthode est beaucoup plus rapide, mais peut s'avérer dangereuse lorsque l'entreprise reçoit ou émet beaucoup de factures aux montants identiques.

Les écritures pour un lettrage du compte fournisseur

Les écritures comptables vont comptabiliser dans les journaux :

• Journal d'achat: les détails des factures d'achat de marchandises ;
• Journal de banque: les détails de règlements des factures.

En procédant de cette manière, lors de la consultation du compte fournisseur, l'entreprise pour voir à l'écran les détails des factures et leur règlement unique.

Le lettrage de compte permettra ainsi de s'assurer qu'il ne reste plus aucune facture à régler pour un fournisseur.