Comment faire un rétroplanning ?
Le rétroplanning désigne un calendrier qui peut être utilisé en tant qu'outil pour monter un projet ou un événement. Revue de détail.
C'est quoi un rétroplanning ?
À l'instar du planning classique, qui s'établit à partir de la date de début d'un projet, le rétroplanning, quant à lui se construit à compter de la date de fin de projet. Par définition, il s'agit d'un procédé de planification inversée. Toutefois, la mécanique reste identique. Cela est le cas par exemple du positionnement des jalons, ainsi que des missions sur un calendrier.
Le rétroplanning contient la liste des tâches et sous-tâches essentielles à la réalisation et le pilotage de projets. D'ailleurs, celles-ci devraient être classifiées de manière logique, c'est-à-dire, du travail le plus urgent au moins impératif. Chaque mission doit aussi avoir un état ainsi qu'un responsable. Pour mieux visualiser la transmission des diverses tâches dans un calendrier, la planification inversée s'appuie généralement sur le diagramme de Gantt. Il s'agit d'une représentation graphique essentielle dans la gestion de projet et en ordonnancement.
Quels sont ses avantages ?
La rétroplanification est un outil efficace qui présente différents avantages et atouts, à savoir :
- Mener à bien un projet tout en respectant la date de livraison prévue : connaitre avec précision les deadlines d'un projet peut aider à envisager la réalisation de celui-ci de façon plus calme et sereine. De plus, cela impacte sur la productivité des équipes.
- Garantir le taux de faisabilité dans un temps imparti : en se basant sur une date butoir, un chef de projet pourra avoir une vision d'ensemble sur les nombreuses étapes de la réalisation d'un projet ou d'un événement et faire le point sur sa faisabilité.
- Budgétisation en termes de délai pour chaque étape du rétroplanning : grâce à la méthode de rétroplanning, il est tout à fait possible de visualiser tous les moyens humains et financiers afin de mener à bien l'organisation d'un projet, et ce, étape par étape.
- Spécification des ressources clés pour tenir les délais préétablis.
- Planification des différentes étapes du projet : À chacune des étapes du projet est attribuée une durée de réalisation spécifique. Le rétroplanning événementiel donne plus de chances au chef de projet.
- Etc.
Comment créer un rétroplanning ?
La mise en ouvre d'un rétroplanning est à la fois logique et simple. En général, elle comprend 2 phases, à savoir la préparation du contenu et la réalisation proprement dite de la rétroplanification.
Phase de préparation du contenu du projet
Cette étape nécessite de suivre quelques étapes essentielles :
- Dressage d'une liste contenant les tâches à effectuer : pour cela, le mieux est de définir à l'avance l'ordre du jour afin de mener le projet à terme ;
- Évaluation de la durée des travaux : il est primordial d'estimer la durée de chaque mission en termes de mois, semaines et jours ;
- Ordonner les tâches : l'idéal est de commencer par les classer par ordre chronologique. Avoir recours à l'outil PERT est parfois une bonne option, car c'est une méthode qui permet de déterminer et de spécifier les étapes les plus critiques d'un projet.
La phase de construction du rétro-planning
Afin de mener à bien le projet, il est conseillé de débuter cette phase en positionnant la date de livraison du projet, ensuite l'étape précédente, puis celle d'avant. Pour mieux tenir les délais de réalisation de chaque mission, l'idéal est de recourir à des arbitrages. Toutefois, il est recommandé de conserver quelques marges de manouvre afin de faire face à d'éventuels aléas sans pour autant se trouver dans le rouge.
