Comment conduire l'entretien professionnel

1. L'objectif de l'entretien professionnel

Moment d'échange privilégié entre le dirigeant et ses collaborateurs, l'entretien professionnel poursuit plusieurs objectifs :

• donner la parole au salarié pour qu'il fasse un bilan de sa situation professionnelle, qu'il exprime ses souhaits d'évolution professionnelle et de formation ;
• permettre au dirigeant et à ses managers de "photographier" des compétences à leur disposition, afin de les faire correspondre à leurs besoins ;
• utiliser ce rendez-vous pour travailler la mobilisation et la motivation des équipes.

2. Préparer la trame du guide d'entretien

L'entretien professionnel permet de suivre le parcours professionnel des collaborateurs. Pour que son efficacité soit optimale, et avant de se lancer dans l'élaboration d'un guide d'entretien, il faut, en premier lieu, récapituler tous les points à traiter lors de cet entretien obligatoire :

• la photographie de la situation du salarié : poste occupé, activités principales, etc. ;
• l'état des lieux des compétences acquises et à acquérir ;
• les perspectives d'évolution et le projet professionnel du salarié ;
• les actions à mettre en oeuvre suite à l'entretien : formation professionnelle, mobilité, évolution du poste, etc.

3. Bien préparer l'entretien professionnel

De par son aspect stratégique, l'entretien professionnel est un rendez-vous qui se prépare et qui doit mobiliser salariés, dirigeants et managers. L'entreprise est libre de choisir le responsable d'entretien : quelle que soit sa fonction, celui-ci doit cependant parfaitement connaître l'entreprise, ainsi que ses métiers. Il doit également préparer l'entretien professionnel en se renseignant sur le salarié concerné et sur son parcours professionnel. De son côté, le salarié devra être prévenu dans un délai raisonnable.

4. Mener le déroulement de l'entretien

Le jour de l'entretien, le chargé d'entretien aura, au préalable, choisi un lieu silencieux et prévenu de la nécessité de ne pas déranger. Après accueil du salarié, l'entretien professionnel doit se dérouler sur la base du guide d'entretien établi en amont. Le responsable de l'entretien laisse l'opportunité au salarié de s'exprimer sur son poste actuel et sur ses souhaits d'évolution. Le ton utilisé doit être neutre. De même, le chargé d'entretien ne doit pas hésiter à reformuler, et à conclure de façon claire, afin qu'aucune incompréhension ne subsiste.

5. Rédiger le compte-rendu d'entretien

L'entretien professionnel doit obligatoirement faire l'objet d'un compte-rendu écrit, conservé par l'entreprise comme preuve de sa tenue. Une copie est par ailleurs communiquée au salarié. Afin d'être utile par la suite, ce document mérite de contenir certains éléments, comme le récapitulatif du parcours professionnel du salarié, la synthèse des échanges, ainsi que les futures actions envisagées.