Quel est le rôle de l'administration du personnel ?
L'administration du personnel est une fonction aussi large que capitale dans une entreprise. Quelle est cette fonction ? Quelles différences avec les RH ?
Administration du personnel : une fonction cruciale
L'administration du personnel, comme son nom l'indique, s'occupe de la gestion administrative des salariés. Elle prend en charge une multitude de tâches administratives et routinières en lien avec les ressources humaines. Cela peut aller du recrutement jusqu'à la démission ou le licenciement, en passant par la gestion des salaires. La gestion du personnel intègre notamment des actions de planification, de suivi et de développement conformément à la politique générale de l'entreprise. Elle sert de ligne séparant les employés des gérants.
Les différences entre les fonctions des RH et de l'administration du personnel sont encore assez floues pour certains. Pourtant, ces deux fonctions ont des champs d'action très différente. En effet, les ressources humaines désignent en réalité les techniques et méthodes employées pour favoriser une bonne ambiance au travail et le bien-être de chaque salarié. La gestion administrative du personnel, quant à elle, se consacre aux différentes tâches administratives nécessaires à la gestion des RH.
Pour être plus clair, l'administration du personnel est un moyen d'avoir une bonne gestion des ressources humaines. Ces deux fonctions sont donc complémentaires. D'ailleurs, il arrive souvent que les postes de responsable RH et de gestionnaire administratif soient occupés par une seule et même personne, surtout chez les petites et moyennes entreprises.
Les rôles attribués à l'administration du personnel
L'administration du personnel endosse des rôles cruciaux pour le bon fonctionnement et la bonne organisation de l'entreprise. Sa raison d'être recouvre notamment :
- Le suivi et l'évaluation du respect des lois en vigueur (règlementations intérieures, code du travail, convention collective.) ;
- Le contrôle et l'établissement des contrats de travail ;
- La gestion des documents administratifs ;
- L'administration des données des salariés et de l'entreprise ;
- Le calcul et la gestion des salaires, des primes, des bonifications, des cotisations, etc. ;
- La gestion des absences, des congés, des arrêts, des récupérations. ;
- Les évaluations du coût de l'absentéisme et de l'impact d'une modification de la législation.
Les tâches et les objectifs de l'administration du personnel
Le responsable du personnel à la tête de la gestion administrative doit faire preuve de rigueur, d'un bon sens de l'organisation et surtout d'un sens accru de la responsabilité afin de mener à bien ses nombreuses missions.
Les principales missions de l'administration du personnel
Les missions relatives à la gestion administrative peuvent être divisées en deux catégories. D'une part se trouvent les tâches de gestion du personnel d'un point légal et opérationnel (respect des droits des salariés). D'une autre part sont rassemblées les tâches administratives pour la planification des décisions stratégiques (nombre de salariés, les profils manquants, les enquêtes motivation.). Voici les principales tâches :
- Identifier les besoins des employés, traiter les informations les concernant et observer leurs failles ;
- Organiser et vérifier les dossiers relatifs au personnel ;
- Enregistrer les arrivées, les départs, les absences, les changements de postes, les heures supplémentaires, les objectifs atteints ou non, et autres ;
- Dresser les contrats de travail et classer les documents de chaque salarié ;
- Traiter les demandes des employés ;
- Superviser les paiements ;
- Prendre en charge les échanges avec les autorités, les administrations publiques, les caisses d'assurance maladie, les compagnies d'assurance et autres.
Objectifs de l'administration du personnel
L'objectif principal de l'administration du personnel est la mise à jour, la bonne organisation et surtout la sécurisation des données des salariés. Cela afin de les rassurer et de prendre en compte le moindre changement dans l'organisation interne. Cela passe par une communication optimale en interne. En outre, il incombe à l'administration du personnel de gérer les processus qui s'articulent autour de chaque employé.
