Qu'est-ce que l'e-procurement ?

C'est quoi l'e-procurement ?

Également connu sous les termes français approvisionnement électronique ou approvisionnement en ligne, l'e-procurement désigne un ensemble de solutions permettant la dématérialisation des processus transactionnels, notamment l'approvisionnement des stocks dans le domaine BtoB.

Complémentaire au contrôle des stocks, l'e-procurement s'adresse aux services achats et comptabilité au sein des entreprises. Les solutions d'e-procurement comportent des fonctionnalités rendant le processus d'achat plus simple.

Quel est le fonctionnement de l'e-procurement ?

Lors d'un processus d'e-procurement, les responsables du service des achats peuvent :

• Accéder au catalogue en ligne du fournisseur ;
• Choisir les produits ;
• Envoyer la commande ;
• Recevoir la facture ;
• Mais aussi gérer les appels d'offres.

Choisir les produits

Lors de cette étape, les responsables des achats choisissent les produits à commander sur une plateforme sur laquelle ils accèdent à un catalogue électronique sous forme d'un punch out. Il s'agit d'offrir aux services des achats un accès direct au site du fournisseur. Ils peuvent aussi accéder aux catalogues électroniques des fournisseurs et choisir librement leurs produits. Le processus est simplifié et permet de passer rapidement à l'étape de la demande d'achat. Lors de cette étape, l'entreprise peut bénéficier de conseils de son fournisseur, ou de tout autre type d'accompagnement pour faciliter ses choix en fonction de ses besoins.

Envoyer la commande

La demande d'achat devient une commande ferme qui est ensuite transmise au fournisseur sous forme :

• Soit d'un message EDI ou Electronic Data Interchange, qui consiste à échanger des documents électroniques sécurisés directement entre fournisseur et client B2B ;
• Soit par le biais d'une place de marché.

Recevoir la facture

Après la passation de commande, la facture est envoyée au client, également par voie dématérialisée. Elle peut se présenter également sous forme d'un document électronique de type EDI ou d'un document PDF, et reçoit la certification d'un service tiers. Dès sa réception, elle entraîne le paiement de la commande.

Quels sont les bénéfices de l'e-procurement ?

La digitalisation des transactions apportée par l'e-procurement apporte un lot d'avantages.

Réduction des coûts des transactions

Dans une démarche d'approvisionnement, une transaction normale coûte 95 ? en moyenne, alors qu'elle ne nécessite qu'environ 19 ? quand elle est dématérialisée. Cette baisse de coût s'explique notamment par l'absence de frais de main-d'ouvre.

Optimisation des processus d'achat

Grâce à l'e-procurement, les services des achats peuvent se consacrer aux tâches à haute valeur ajoutée, tout en gagnant du temps et en performances, mais aussi en efficacité. En effet, ils s'affranchissent des étapes chronophages telles que la passation de commande et la validation par exemple, désormais automatisées.

Délais plus courts

Les processus transactionnels étant entièrement dématérialisés, les délais d'attente sont supprimés. Les entreprises clientes peuvent ainsi être livrées à temps, sans nécessiter aucune relance.

Meilleure maîtrise des coûts

L'e-procurement permet aux entreprises d'avoir une vision optimale de leurs dépenses en étant capables de mieux les gérer. Elles peuvent ainsi ajuster au besoin leur stratégie d'achat grâce à la transparence des processus.

D'une manière générale, l'e-procurement apporte un gain de productivité et une meilleure transparence du processus d'achat.