Choisir entre formats PDF et EDI pour ses e-factures
Lorsqu'on aborde la question de l'émission de factures électroniques, on oppose souvent deux méthodes : PDF et EDI. La première consiste à émettre une facture simple, en PDF, la seconde est une norme d'échange de document sécurisé et traçable. En fait, les e-factures EDI et PDF sont complémentaires, et chacune peut aider à dématérialiser le processus de facturation de l'entreprise.
1. L'e-facture PDF, une solution rapide à mettre en place
Emettre une facture en PDF est extrêmement simple. Il suffit pour cela d'installer une imprimante virtuelle sur le logiciel de facturation de l'entreprise, pour exporter une facture au format PDF. Le résultat : une image inerte, difficile (mais pas impossible) à modifier.
Des professionnels préfèrent éviter ce format, pas toujours sécurisant. Une solution peut alors consister à
La facture PDF est valide fiscalement, grâce aux efforts consentis par l'Etat pour simplifier la vie des entreprises. Avec ou sans signature électronique, une facture PDF peut être archivée et présentable en cas de contrôle fiscal, avec l'exigence de la conserver pendant 10 ans (tout comme les factures papier). Mais beaucoup de fournisseurs, notamment de grande taille, ne veulent pas de factures PDF, tout simplement parce qu'ils préfèrent un document qui peut être intégré rapidement à leur système de données. La solution est alors l'e-facture EDI.
2. L'e-facture EDI, un échange normé et sécurisé
L'EDI désigne l'Echange de Données Informatisées. Concrètement, il s'agit de données contenues dans un format balisé, normé et sécurisé, échangées entre deux entreprises respectant la norme EDI. Le processus peut s'appliquer à toutes sortes de documents, pas seulement des factures. Les données sont ensuite mises en forme à la réception de l'e-facture, dans un logiciel d'EDI.
Plus coûteux à mettre en place, le format EDI est adapté aux entreprises qui opèrent un grand nombre de factures. Le traitement de ces e-factures est alors bien plus efficace : uniformisé, il permet de traiter des données complètes et de qualité, à la validité fiscale garantie. Il existe plusieurs formats de facture EDI :
- Edifact ;
- Ainsi ;
- VDA ;
- etc.
Si son coût de fonctionnement est minimal, l'EDI est compliqué à mettre en place : si votre interlocuteur ne l'a pas installé, vous ne pourrez pas l'utiliser.
3. PDF et EDI, deux formats d'e-facture complémentaires
Pour
Si l'entreprise a un grand nombre de clients ou de fournisseurs, elle doit commencer par identifier quel système ils utilisent.
La meilleure solution est souvent de créer un guichet unique, capable d'émettre indistinctement des factures au format PDF ou EDI, au cas par cas, quitte à apposer aux PDF une signature électronique pour plus de sécurité.
