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Qu'est-ce que la gestion des commandes ?

Avec l'avancée des technologies de ventes en ligne, il est de plus en plus indispensable d'être réactif dans la gestion des commandes.

Crée le 11 oct. 2021

C'est quoi la gestion des commandes ?
© Olivier Le Moal
C'est quoi la gestion des commandes ?

La gestion des commandes en quelques définitions ?

La gestion des commandes comprend toutes les étapes à suivre à partir du moment où un client passe une commande jusqu'à la réception de la commande, c'est-à-dire la livraison du produit ou la réalisation du service. Plus courant dans le monde du commerce, la gestion des commandes impacte grandement le jugement d'un client à l'égard de l'entreprise et de sa prestation.

De nos jours, il existe de nombreux outils à la pointe de la technologie pour aider les sociétés dans la gestion de leur commande. Elle s'effectue en trois étapes.

Passation de la commande

Un formulaire automatisé est mis à disposition du client pour qu'il puisse passer sa commande. Ce n'est qu'ensuite qu'un membre de l'équipe de vente vérifiera les détails avant la confirmation de la commande. La collecte des commandes s'effectuera par la suite.

Exécution de la commande

Un autre responsable va ensuite s'occuper du traitement des commandes. C'est lui qui gèrera directement le délai de livraison. La facture sera émise durant ce processus.

Une fois tous les détails réglés, il peut passer à l'exécution de la commande :

  • La collecte ;
  • L'emballage ;
  • L'expédition.

Gestion des stocks

Selon l'activité, il est toujours nécessaire de surveiller le niveau des stocks. La gestion des stocks influe beaucoup sur les activités d'une entreprise.

Quelles sont les différents moyens de gestion des commandes ?

Dans le secteur du commerce et de la vente, la gestion des commandes est une procédure indispensable pour une entreprise. Certaines sociétés utilisent des systèmes de gestion de commandes, ou les externalisent auprès d'autres partenaires tels que :

  • Des fournisseurs (pièces détachées ou composants) ;
  • Des services d'emballage ;
  • Des services d'assemblage ;
  • Des centres de distribution.

Systèmes de gestion des commandes

Des outils digitaux ont été spécialement conçus pour gérer rapidement toutes les procédures de gestion des commandes. Ce sont des logiciels conçus pour gérer automatiquement la préparation des commandes.

Le choix du logiciel à utiliser dépend de l'envergure, des objectifs et de la spécificité du commerce. L'un des nombreux avantages dans l'utilisation de ces outils est la précision dont il fait preuve durant tout le processus. Une bonne gestion des commandes impacte positivement sur la productivité de l'entreprise.

Le logiciel peut gérer le processus de la réception de la commande à la livraison, mais également la partie paiement en générant des factures.

Les logiciels de gestion des commandes ne cessent d'évoluer pour répondre aux attentes des clients qui se montrent toujours plus exigeants (délai de livraison, qualité de service, etc.).

Etablissement de l'ordre de suivi des commandes

Au niveau des systèmes de gestion des commandes, les étapes suivantes se font automatiquement. Elles constituent la base de la gestion des commandes :

  • Prise en compte des premières commandes avant les dernières reçues ;
  • Livraison rapide ;
  • Disponibilité d'un service à la clientèle ;
  • Suivi de la disponibilité des produits ;
  • Prélèvement d'articles à partir de plusieurs sites.

Les principaux avantages d'une bonne gestion des commandes

Lorsque le système est bien mis en place, une bonne gestion des commandes assure à une entreprise :

  • Une bonne visibilité de sa chaine d'approvisionnement ;
  • Une meilleure organisation des détails de chaque commande ;
  • Une grande flexibilité dans la répartition des commandes vers les systèmes ou ressources appropriés ;
  • Un suivi en temps réel du stock ;
  • Une planification fiable pour la livraison ou la réalisation du service ;
  • Un moyen plus moderne d'interagir avec ses clients ;
  • Une meilleure optimisation des procédures de traitement des commandes.