Contrat électronique : comment ça marche ?
Un grand nombre d'entreprises est maintenant passé du contrat sur papier au contrat électronique. Que savoir sur cette nouvelle forme contractuelle ?
Quels sont les avantages du contrat électronique ?
Le contrat électronique permet de faciliter l'audit des contrats et la gestion des données importantes au sein d'une entreprise. Les commerçants en ligne sont de plus en plus nombreux à y avoir recours afin d'assurer la traçabilité et la légalité de la vente à distance. Le contrat prend alors la forme de certificat numérique et peut être transmis facilement en cas de besoin. Les avantages sont indéniables.
Des contrats fiables et sécurisés
Un contrat électronique, contrairement aux contrats sur papier volant, ne risque jamais d'être perdu. Il pourra même être récupéré si jamais il a été supprimé par inadvertance. Le meilleur moyen de sauvegarder un contrat ou un document important est de le transformer sous forme numérique. Comme vous pouvez transférer le document en copie autant de fois que vous le voulez, cela garantira la fiabilité des échanges, car chaque partie garde les mêmes versions du contrat. De plus, la traçabilité et la sécurité des documents sont garanties.
Un gain de productivité
La gestion et le contrôle des données contractuelles s'avèrent être une opération chronophage et complexe. En effet, il faudrait consulter, trier puis reclasser des centaines, voire des milliers de paperasses. Chercher un document particulier demande beaucoup de temps, et puis il en faudrait encore plus pour tout remettre en ordre. Finalement, l'on passe une journée entière à faire uniquement un seul et même travail. Mais avec le contrat électronique, c'est tout autre chose : il suffit de rechercher sur l'ordinateur le document en question et il apparait en un rien de temps. Il y a donc plus de temps à consacrer aux activités et à la productivité.
L'accélération du processus
Préparer un contrat classique n'est pas toujours simple. Cela peut prendre plusieurs étapes et prendre du temps. Mais avec le contrat électronique, le processus est accéléré. Le contrat dématérialisé plus vite et sera disponible presque immédiatement. C'est d'ailleurs l'un des objectifs visés par ce format numérique : réduire les temps d'attente et accélérer les processus.
Un meilleur contrôle du cycle de vie du contrat
Il est plus simple de corriger ou de modifier un contrat électronique, par rapport au contrat classique sur papier. Si avec un contrat sur papier, l'on compte des jours et plusieurs va-et-vient pour pouvoir modifier une mention, avec un document numérique, le suivi et les modifications ne sont pas aussi complexes. Vous recevez une alerte notification à chaque modification apportée. Il est même possible de verrouiller le document afin de garantir son authenticité et son intégrité.
Moins de dépenses liées à la gestion des contrats
La contractualisation sur papier engendre des dépenses supplémentaires : les coûts d'impression, les frais d'envoi par la poste, les papiers, l'archive physique. l'accumulation de tout cela et la multiplication des procédures impliquent des coûts qui peuvent peser sur le long terme. Le contrat électronique représente donc une solution pour faire des économies.
Quelles sont les conditions de validité d'un contrat électronique ?
Tout contrat électronique doit respecter les mêmes conditions de validité qu'un contrat papier dans sa composition. Il doit donc présenter notamment le consentement des parties, la capacité à comprendre le contenu du contrat, la présence de l'objet de la cause, et une formule de conclusion. Pour conclure ce type de contrat, voici les étapes à suivre :
- Indiquer les moyens de relever et de corriger les éventuelles erreurs ;
- Indiquer la langue ;
- Préciser les modalités de conservation et d'archivage du contrat, ainsi que les possibilités d'accéder à ce document ;
- Établir deux exemplaires datés avec signature électronique de chaque partie. À savoir que la signature manuscrite sera retranscrite en format numérique et permettra d'identifier une personne.
