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Dépenses professionnelles et personnelles : quelles différences ?

Il est important de faire la distinction entre les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles. Comment ne pas les mélanger ?

Crée le 13 sept. 2021

Comment distinguer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles ?
© BillionPhotos.com
Comment distinguer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles ?

Quelles sont les dépenses professionnelles ?

Les dépenses professionnelles sont les sommes d'argent qui assurent le fonctionnement et la productivité de l'entreprise. Une dépense professionnelle effectuée par un entrepreneur inclut tous les achats et règlements financiers relatifs aux activités ainsi que les charges énergétiques, fiscales et autres. Parmi ces dépenses, on cite par exemple :

  • L'achat des équipements et matériels de bureau ;
  • Le coût de la location d'espace de bureau ;
  • Les salaires des salariés ;
  • Les indemnités ;
  • Les cotisations sociales ;
  • L'abonnement internet et bien d'autres encore.

Les matières premières ainsi que la logistique et le transport font également partie des dépenses professionnelles. Il est important d'enregistrer correctement ces dépenses d'entreprise et de demander une facture d'achat à chaque mouvement de caisse afin de récupérer la TVA. Les dépenses en entreprise sont classées en deux catégories :

  • Les dépenses fixes : Incluant le loyer, les frais d'entretien des locaux, les frais d'abonnement à internet, les impôts et taxes, les salaires nets du personnel, les frais de transport, les frais bancaires, etc.
  • Les dépenses variables : Les frais de logistiques, les salaires des stagiaires et des employés saisonniers, les prestataires ponctuels et freelance, l'achat de stock, etc.

C'est quoi une dépense personnelle ?

Les dépenses personnelles sont tout simplement les achats d'un bien et les paiements d'offre ou de services qui n'ont aucun rapport avec les activités ou le fonctionnement d'une entreprise. C'est-à-dire qu'elles relèvent du but personnel de l'entrepreneur. La barrière qui sépare les finances personnelles et les finances professionnelles de l'entrepreneur sont très fines, et il arrive que les deux s'entremêlent. Pourtant, il est nécessaire de les gérer distinctement afin de suivre les évolutions et les mouvements financiers de l'entreprise. C'est pourquoi de nombreux chefs d'entreprise décident de confier la gestion des finances et des comptabilités de leur société à des personnes compétentes et spécialement dédiées à cette fonction.

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Pourquoi ne pas mélanger les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles ?

Une bonne gestion financière se manifeste également par la séparation des finances professionnelles des finances personnelles de l'entrepreneur. Cela constitue souvent un défi pour une micro-entreprise individuelle. Une gestion budgétaire défaillante risque d'envenimer les fluctuations et déstabiliser l'économie de l'entreprise.

Un suivi des dépenses pour une meilleure rentabilité

Un suivi régulier et méthodique des dépenses professionnelles est toujours favorable pour la rentabilité des investissements. Un contrôle mensuel, voire même quotidien, des sorties d'argent dépenses permet de contrôler les dépenses, mais surtout de placer des limites. Il serait plus facile de détecter et d'ajuster les lacunes dans les plans financiers. De cette manière, les seuils établis sont rarement dépassés. Ce suivi régulier permet aussi de mieux gérer les clôtures des comptes annuels et d'opérer les calculs des bénéfices. Le fait d'inclure des dépenses personnelles dans les finances professionnelles génère souvent des rapports incomplets et des justificatifs perdus.

Une bonne gestion des dépenses pour rassurer les collaborateurs

Les salaires des collaborateurs représentent une grande partie de la dépense professionnelle. Lorsque les dépenses personnelles des dirigeants sont mélangées aux dépenses d'entreprises, cela suscite des inquiétudes et produit de l'insatisfaction chez les collaborateurs. Le suivi et la transparence des dépenses ont des conséquences positives sur la motivation et la confiance des salariés.