Quelles sont les tâches d'une hôtesse d'accueil ?
L'hôtesse d'accueil prend en charge les tâches de secrétariat et assure le rôle de standardiste. Découvrez ses principales missions !
Présentation du métier d'hôtesse d'accueil
L'hôtesse d'accueil est considérée comme la vitrine de l'entreprise. En effet, elle représente le premier membre du personnel en contact avec les visiteurs. Cette professionnelle constitue un maillon primordial dans de nombreux secteurs d'activité : commerce, hôtellerie, industrie, tourisme, événementiel, etc. En effet, elle prend en charge l'accueil et l'orientation des clients ou des invités. Une grande polyvalence est ainsi requise pour exercer ce métier. Les tâches qui lui sont confiées varient d'une entreprise à une autre et suivant le secteur d'activité ou le type d'événement (foire, salon, etc.). Il est bon de noter que l'hôtesse d'accueil événementiel travaille souvent en position debout et à des horaires irréguliers.
Quelles sont les qualités d'une hôtesse d'accueil ?
La première impression d'une importance cruciale. Comme elle est difficile à dissiper, il est capital qu'elle soit bonne.
Une présentation impeccable
Une hôtesse d'accueil revêt de nombreuses facettes, mais doit rester fidèle à l'image que son employeur souhaite véhiculer. De ce fait, il est important de faire preuve d'une présentation irréprochable tout en respectant le code vestimentaire imposé par l'entreprise.
Le sens de la politesse et du respect
L'hôtesse d'accueil sait garder son sang-froid et se montrer patiente, même si elle se trouve en face d'un visiteur difficile. Le sourire constitue son meilleur atout et la politesse est de mise, qu'elle s'adresse à un client important, un collaborateur, un personnel de livraison, etc. Ces qualités sont importantes pour fidéliser les clients.
Une bonne organisation
Outre la mise en place d'une bonne organisation des tâches suivant les heures d'affluence, il est important de savoir établir et respecter les ordres de priorité. Pour mener à bien ses missions, elle doit être réactive, autonome et méthodique.
Quel est le rôle de l'hôtesse d'accueil ?
La fonction principale de l'hôtesse d'accueil est de renseigner les clients et d'être à leur écoute. De nombreuses tâches importantes lui sont confiées.
L'accueil des clients
Cette professionnelle se charge d'accueillir physiquement les visiteurs, de vérifier leur identité et de les orienter. Comme elle assure également la réception téléphonique, l'hôtesse d'accueil doit avoir une élocution à toute épreuve, avec une bonne intonation. Toujours à l'écoute de ses interlocuteurs, elle est en mesure de répondre efficacement à leurs questions. En plus d'assurer l'orientation des visiteurs, cette professionnelle s'occupe également de la prise des messages.
Les tâches administratives
Polyvalente, l'hôtesse d'accueil prend en charge divers travaux de secrétariat, comme la saisie, la photocopie et le classement de documents. Elle s'occupe également de la rédaction, du tri et de l'archivage du courrier. Il arrive aussi que la réservation d'une salle de réunion, d'un taxi, ou encore d'un billet de train ou d'avion lui soit confiée.
Recruter une hôtesse d'accueil : comment choisir le bon profil ?
Pour recruter une hôtesse d'accueil, la tendance est de cibler les jeunes employées titulaires au minimum d'un bac pro secrétariat ou ARCU (Accueil Relation Clients et Usagers). Une bonne culture générale ainsi que la pratique de langues étrangères, notamment de l'anglais, constituent un critère à ne pas négliger dans le choix de la candidate idéale.
