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Modifié le 22/12/2015

Soigner les documents commerciaux

Les documents commerciaux, dûment signés, jalonnent et sécurisent toute transaction. Matérialisant l'engagement réciproque des parties, ils encadrent les conditions du partenariat selon la typologie du risque client et protègent contre les impayés.

Les documents commerciaux matérialisent l'engagement du client.

© IEVGEN

Les documents commerciaux matérialisent l'engagement du client.

1. Documents commerciaux : matérialiser l'engagement du client

Les documents commerciaux forment le socle de la relation commerciale. A chaque étape de celle-ci correspondent des documents spécifiques. Le devis et le bon de commande, une fois signés, démontreront l'accord sur les modalités de la commande. Le bon de livraison prouve l'approbation de la prestation reçue. Si le client le signe sans réserve, il ne pourra plus émettre de contestation sur la livraison. En cas de défaut de paiement, la relance client sera facilitée.

A noter que des documents commerciaux fiables, exhaustifs et signés des deux parties seront des justificatifs utiles à toute procédure de recouvrement.

2. CGV : encadrement du partenariat et des modalités de règlement

Une grande attention doit être accordée à la rédaction des conditions générales de vente ou CGV. Celles-ci seront obligatoirement communiquées au client qui en fait la demande. Elles comporteront un certain nombre de mentions obligatoires comme les conditions de paiement :

  • Modalités ;
  • conditions d'application ;
  • taux d'intérêt des pénalités de retard ;
  • etc.

Les CGV figureront soit au verso du devis ou du bon de commande ou sur un document séparé. Le client devra dans ce cas les signer au plus tard le jour de la livraison pour qu'elles lui soient opposables.

3. Rigueur dans le process de facturation

En tant que dernier document du circuit des documents commerciaux, la transmission de factures fiables est primordial pour le paiement. La facture comportera l'ensemble des mentions obligatoires, comme la date de règlement.

Un traitement rigoureux de cette étape de facturation préviendra les contestations. Le point de départ du délai de paiement étant la date d'émission de la facture, celle-ci doit enfin être établie et adressée au client aussitôt après livraison.

4. Documents commerciaux : garanties et clauses commerciales dissuasives

En cas de doute sur la solvabilité ou la bonne foi de l'acheteur, les conditions particulières encadreront encore plus strictement le partenariat commercial. Il pourra s'agir de demandes d'acompte, de prises de garanties et de l'application de pénalités.

Les CGV pourront, en outre, prévoir certaines clauses commerciales pour dissuader les mauvais payeurs comme :

  • la clause de déchéance du terme (qui consiste à exiger avant l'échéance prévue les créances) ;
  • la clause de réserve de propriété (qui garantit au vendeur un titre de propriété sur le bien vendu jusqu'à ce que le paiement total ait été effectué).

Enfin, d'autres clauses pourront venir faciliter la gestion des litiges :

  • limitation des délais de réclamation des clients ;
  • clause attributive de compétence.