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Modifié le 30/06/2015

Comprendre les technologies de dématérialisation des factures

Lorsque l'entreprise est décidée à franchir le pas et à opter pour la dématérialisation de ses factures, elle doit d'abord se familiariser avec les sigles qui se réfèrent aux différentes technologies en vigueur : LAD, GED, OCR, ICR, IWR. La gestion électronique des documents nécessite de faire appel à des normes adoptées par les professionnels du secteur.

L'entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures doit s'intéresser  aux notions de GED et de LAD.

© denisismagilov

L'entreprise qui souhaite dématérialiser ses factures doit s'intéresser aux notions de GED et de LAD.

1. GED, la Gestion Electronique de Documents

La GED fait référence au système de gestion des documents dématérialisés dans son ensemble. Elle qualifie un système intégré à la comptabilité et au secteur opérationnel de l'entreprise, allant de l'acquisition à l'archivage des documents.

La GED commence par la dématérialisation de factures papier.

La GED intègre les factures dématérialisées à un système de gestion intégré aux process de l'entreprise, allant du démarchage à la mise en paiement et à l'archivage.

La gestion électronique de documents englobe ainsi :

  • l'acquisition ;
  • le traitement ;
  • le stockage ;
  • la diffusion des factures.

Elle peut aboutir à l'intégration de données-clés dans certains systèmes métiers opérationnels (bases de données, ERP, SAP, DMS, Sharepoint, etc.).

2. LAD, ou Lecture Automatique de Documents

La Lecture Automatique de Documents fait référence à une technologie de scan amélioré, qui permet de reconnaître des caractères d'imprimerie dans un document et de les numériser au format texte, puis de les traiter pour indexer les documents. Pour cela, elle utilise la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR).

La LAD présente un avantage considérable sur le scan classique : elle permet d'extraire automatiquement des métadonnées d'un document. Ceci permet son indexation automatique à partir de la reconnaissance de certains mots-clés du texte (par exemple, le mot-clé " Montant HT " permet de détecter les factures).

A partir d'un grand volume de documents, la LAD devient indispensable.

3. OCR, la Reconnaissance Optique des Caractères

L'OCR (Optical Character Recognition) désigne le processus logiciel qui permet de reconnaître des caractères imprimés sur un document scanné, par exemple une facture PDF. Elle est au coeur de la LAD. Elle consiste à identifier des caractères d'imprimerie sur n'importe quel document, et à les numériser au format texte.

4. ICR, la détection des caractères écrits à la main

La technologie ICR (Intelligent Character Recognition) consiste à identifier des lettres isolées écrites à la main. Traduite par Reconnaissance Intelligente de Caractères, elle sert à numériser des formulaires remplis par des humains, à la main, où chaque lettre a été écrite dans une case séparée. Elle ne concerne pas forcément l'univers de la dématérialisation de factures, mais peut intervenir dans le processus de dématérialisation de documents.

5. IWR, la reconnaissance des mots écrits à la main

L'IWR (Intelligent Word Recognition) désigne la technologie qui permet de numériser des mots entiers, écrits à la main. Elle permet donc de transformer des textes. C'est rarement le cas pour des factures. Moins fiable que les précédentes, la technologie IWR arrive cependant à maturité et permet d'avoir des résultats de plus en plus convaincants, à condition que l'écriture cursive analysée soit de bonne qualité.