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Modifié le 27/05/2015

Comprendre les frais de nourriture

Il n'est pas rare pour un salarié de devoir prendre son repas à l'extérieur de son domicile ou de son entreprise. Horaires de travail atypiques, éloignement lieu de travail-domicile, absence de cantine ou de lieu pour déjeuner... Il peut alors bénéficier d'un remboursement de ses frais de nourriture, aussi appelés frais de repas. Il s'agit de frais professionnels engendrés par le salarié pour des raisons étroitement liées à sa profession. Sous couvert de plafonds, l'employeur peut déduire certains montants de ses cotisations.

L'entreprise peut indemniser un repas jusqu'à hauteur de 17,90 €, moins le prix forfaitaire de 4,60 €.

© Minerva Studio

L'entreprise peut indemniser un repas jusqu'à hauteur de 17,90 €, moins le prix forfaitaire de 4,60 €.

1. Conditions pour déduire les frais de nourriture

Les frais de nourriture peuvent être déduits si :

  • ils sont liés à une obligation professionnelle et non personnelle ;
  • ils sont liés à une distance trop importante entre le lieu de travail et le domicile ;
  • ils sont vraiment engagés, justificatifs à l'appui.

Bon à savoir : un repas pris à domicile n'est en aucun cas déductible.

2. Justifier les frais de nourriture

Il est admis que le coût d'un repas pris à l'extérieur est plus élevé que celui d'un repas pris à domicile. Lorsque l'activité professionnelle d'un salarié l'oblige à prendre son repas hors du domicile, il est donc logique que les frais de nourriture soient compensés. Les frais engendrés doivent être corroborés par des justificatifs :

  • tickets de caisse ;
  • notes de restaurant ;
  • factures ;
  • etc.

Ces justificatifs comportent :

  • le lieu ;
  • la date ;
  • éventuellement le motif du repas.

Il est recommandé de conserver ces preuves formelles pendant trois ans.

Sans justificatif, les frais de nourriture sont évalués de manière forfaitaire à 4,55 € par repas.

3. Calculer les frais de nourriture

  • Le coût des repas déductibles est limité à 17,90€.
  • Pour le calcul de la déduction, le montant d'un repas pris à domicile est évalué à 4,60 €.
  • Justificatifs à l'appui, deux repas quotidiens par salarié peuvent être comptabilisés.
  • Cas pratique : Le salarié déjeune dans un restaurant pour 13,50 €. Le montant déductible est donc de 13,50 € 4,60 € soit 8,90 €.

4. Calculer la dépense excédentaire

Dans certains cas, un salarié peut justifier d'un dépassement exceptionnel du forfait journalier. Le montant des frais de nourriture supplémentaires retenu dépend alors du calcul de la dépense excédentaire. Cette dernière correspond à la différence entre :

  • les 17,90€ maximum des frais de nourriture exonérés ;
  • les 4,60€ forfaitaire estimé pour la prise d'un repas à domicile.

Le montant des frais supplémentaires de repas déductible est donc limité à 13,30 € par jour.

Cette dépense excédentaire peut être justifiée par un repas d'affaire, de voyage, de séminaire, etc.